整理力向上・ファイリング研修 | 現場で使える研修ならインソース

増え続ける情報を適切に処理し、うまく活かしていくカギが「整理力」

労働力不足がより深刻化する現代において、仕事におけるムダは、今まで以上に許されなくなってきています。仕事におけるムダを取り除くための第一歩が、「整理」であるとインソースは考えます。コンピュータの発達や通信技術の向上により、仕事で処理・勘案すべき情報量はますます増え続けています。この膨大な情報を適切に処理し活かしていくかが、仕事のパフォーマンスを大きく左右するといっても過言ではありません・そのカギを握るのもやはり、ものごとを整理する力であるといえます。

定型作業からクリエイティブな仕事へのシフトするにも整理力向上は不可欠

過去に起こった数々の不祥事件をきっかけに、現在は経営のプロセスを可視化し、不正の抑制を図ることがより強く求められています。意思決定に至る過程や、その結果である実績を後から検証できるようにするには、プロセスを文書化するだけでなく、その膨大な記録を適切に整理し保存することも重要です。

今後は人の仕事の中心は定型業務から、よりクリエイティブな業務へとシフトしていくでしょう。その知的作業を行うための環境と時間を確保するうえでも、役職を問わずすべてのビジネスパーソンが整理力・ファイリングスキルを身につけることが不可欠です。

「整理」と「整頓」を分けて考える

整理と整頓は、一見同じように見えますが、微妙にそのニュアンスが異なります。順番としては、まず「整理」をしたうえで「整頓」をする、という関係です。整理は、乱れている状態から、秩序だった状態に改善するというニュアンスが強いのに対し、整頓は現状の適切な状態を維持するという、継続的な活動としての意味合いが強いです。

整理を４つのステップで考える

まずは要らないものを破棄します。次に用途を踏まえて分類します。次に作業シーンを想定して収納し、管理のためのルールを決めます。この４つのステップを経ることで整理された状態が完成します。

整頓を４つのフェーズで考える

書類や電子ファイルは、整理するよりも整理された状態を維持するほうが難しいと言われます。本研修では書類や電子ファイルが日々の業務とともに動いていく姿をライフサイクルとして捉え、その発生から保管、保存を経て廃棄されるまでを４つのフェーズに分けて、それぞれの段階でのポイントをおさえます。