回線トラブル等に備える！オンライン研修の準備ポイント

目次

受講者へ事前に確認するべき準備物

研修受講の際、受講者側で必要な準備物は下記の５つです。事前にアナウンスしましょう。

・Web会議システムがインストールされたPC
・ヘッドホンセット
・USBカメラ（可能な限り：受講者同士の顔が見える方が臨場感が出る）
・印刷テキスト（可能な限り：手元にテキストある方が講師の話に集中できる）
・有線ネット環境（可能な限り：安定したネットワーク環境が安心）

オンライン研修を成功させる事前の準備ポイント

（１）事前準備は万全に

オンライン研修は、PCやネット回線、マイクの設定・確認などの準備に時間がかかります。できれば前日までに、機材の動作確認やネットワークへの接続テストなどを実施しておきましょう。また、紙の資料やテキストを手元に置きながら受講してもらう場合、各拠点に確実に届くよう手配する必要があります。

（２）テクニカルトレーニングを実施する

受講者の職種や業界、あるいは世代によって、オンラインでの研修の受けやすさには大きな開きがあります。操作方法が分からないと、ワークに参加できなくなるなど研修効果が半減してしまいます。 そこで、操作マニュアルを用意するのはもちろん、研修の冒頭で一番慣れていない人を基準にした「テクニカルトレーニング」を実施するとよいでしょう。

トレーニング項目例
マイクのオン・オフの切り替え方（ミュート操作）
カメラのオン・オフの切り替え方

（３）約１時間区切りでコンパクトなタイムスケジュールを作る

周りに参加者がいない環境では、受講者の集中力にはどうしても限界があります。長時間モニターを見続けると集中力が低下する、目が疲れる......というのは想像に難くありません。また、ヘッドフォンで聞き続けることで耳への負担も意外と大きいということも、運営側は知っておく必要があります。
全ての受講者が適度に集中できる時間は30分～1時間程度と考え、10分ほどの休憩を適宜取るようにします。講義の間に休憩時間をこまめに挟むことで１日間の研修も企画可能ですが、できるだけコンパクトに実施することを心がけましょう。

（４）進行補助役（オペレーター）をおく

オンライン研修を円滑に進めるにあたっては、Web会議システムの操作に慣れた方や、機材トラブルに対応できる方がいるといいでしょう。即座に対応できる人がいるだけで、講師や受講者が安心して研修に取り組むことができます。

オンライン研修の注意点

万全の準備をしたつもりでも、回線トラブルなど予期せぬ事態が起きることがあります。不測の事態に備えて、PCやマイク、カメラは予備を置いておきましょう。また、受講者側の環境トラブルが起きたときにそれぞれと連絡が取れるよう、あらかじめ緊急連絡先をアナウンスすることも大切です。 緊急事態が発生したときに大切なのは、慌てず、冷静に対処することです。全体の研修の進行を優先し、進行補助役と連携しながら、対処しましょう。