電話をうける
◆基本１
受ける場合、呼び出し音は３回以内で取るようにします。それ以上鳴ってしまってから取る場合には、「お待たせいたしました」と言葉を添えます。
相手を確認し、取り次ぐ者、用件を確認します。
取り次ぐ際には、保留音などで社内の声が聞こえないようにします。誰からの電話なのかはっきりと告げて取り次ぎます。取次ぎに時間がかかる場合は一度電話に出て「もう少々お待ちください」などの言葉を挟みます。
◆基本２
取り次ぐ者が不在の場合、不在の理由と戻る時間を告げ、相手に対応方法を仰ぐようにします。訪問先や会議の内容など、不在の際の詳しい内容は告げません。
用件を受けるときは、時間・場所などのポイントを再度確認するようにします。
電話は掛けた側から切るのがマナーです。相手が切るのを確認してから切るようにします。その際、受話器を直接置かず、フックを指で押さえて切るようにすれば、静かに切る事ができます。
ひとつ上のマナー
敬語表現を間違い易いのは、不在の上司宛にかかってきた電話の取り次ぎの時です。この場合、上司の不在を伝えるには、謙譲語を使います。これは上司は自分にとって身内であるためです。ですから、「田中部長はただ今外出されています。」は間違いで、「部長の田中ですが、あいにく外出しております。」となります。
