トナーの在庫が１年分以上積み上がっていた！～各部署まかせの弊害

トナーの在庫が１年分以上積み上がっていた！～各部署まかせの弊害

こんにちは、インソースのコストダウンプロジェクトの総責任者です。

今回は「トナー・カートリッジの在庫」を取り上げます。

当社では各拠点が毎月、自拠点で必要なトナーを「注文票」に記載して、それをシステム担当部署のトナー担当が発注する形をとっていましたが、結論から言うと、かなりの数の不急のトナーが積みあがっていました。

「トナーの在庫が怪しいかもしれない」と気が付いたのは、全社のコストダウンへの意識を高めるために、社内にあるプリンタについて調べていたときのことです。

台帳に乗っているプリンタの使用状況についてある支社に照会をしたところ、「そのプリンタ、半年くらい前に壊れて、廃棄処分になりました」とのこと。

プリンタ本体の台帳が更新されていないということは、プリンタ自体の棚卸もそうですが、それに付随するトナー・カートリッジの在庫も管理できていないであろう、ということで調べてみたところ、 ビンゴでした。

一番ショッキングだったのは、

関東圏の拠点で10台以上存在する機種のトナー在庫合計が、そのトナーの過去１年の発注数を上回っていたのです。分かりやすく言うと、１年間にその色のトナーを30本発注していたのですが、在庫の数が35本だったのです。 全社の観点からだと、この1年間に発注された30本は、発注の必要がなかったものということができます。

次回は、なぜそのようなことが起きたのか、どのような対策を打ったのかを書きます。

余談ですが、当社では、拠点（本社も支社も全部）に置くプリンタの台数を極力少なくしています。
小規模の事業所や支社には、カラープリンタ１台と複合機しか置いていませんし、常時80人程度が出勤している本社でも7台しかプリンターがありません。（プリンタが少ないと、印刷を少なくしようとするインセンティブが働くため）