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完遂して効果の出る業務改善にするには？業務改善ツールを導入するうえで注意すべきこと３選

ブログをご覧の皆様はじめまして！
株式会社インソースのPython学院事務局の衛藤です。
今週からメールマガジン担当の一員として皆さんに有益な情報をお伝えしていきたいと思います。
よろしくお願いいたします。

それでは、早速本題に移ります。
今回のテーマは
「業務改善ツールを導入するうえで注意すべきこと」についてです。

（約10分で読めます）

～～～～～～～～～目次～～～～～～～～～
１、業務改善ツールを導入するうえで注意すべきこと３選
 ２、注意すべきこと①　業務の選定
 ⑴全体最適
⑵費用対効果
３、注意すべきこと②　セキュリティ・リスクマネジメント
 ⑴ツールについて知る
⑵具体化する
⑶ルールを定める
４、注意すべきこと③　社内での浸透・共有
 ⑴経営者・上長側の熱意を伝える
⑵現場リーダーを巻き込む
⑶社内で成功例を作る
５、おわりに
 ～～～～～～～～～～～～～～～～～～～

１、業務改善ツール（Python・ChatGPT等）を導入するうえで注意すべきこと３選

業務改善を行うためにシステムの改修のほか、PythonやChatGPTといった話題のツールを活用しようと
考えている方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、以下の三点から完遂して効果の出る業務改善にするために注意すべきことを
お伝えいたします。

①業務の選定
②セキュリティ・リスクマネジメント
③社内での浸透・共有


２、注意すべきこと①　業務の選定

業務改善を行う上で、まず考えるべきことは改善を行う業務の選定になります。
この時に考えるべきことは全体最適を考えることと費用対効果を考えることです。

⑴全体最適
部署単位など組織の一部が効率化された部分最適に対して、組織全体が効率化されて
高いパフォーマンスを発揮できる状態を全体最適といいます。

組織内で個人が業務改善の意識を持ち、細かな改善を行うことは重要です。
しかし、業務選びや改善方法を間違えるとほかの部門へ負担がかかるなど、
必ずしも部分最適の積み重ねが全体最適につながるとは限りません。
そのため業務を選ぶ際は全体最適につながるかを客観的に判断することが必要です。

⑵費用対効果
業務改善と一口に言ってもシステムの導入による改善、社内人財のスキル獲得による改善、
組織の仕組みの変革による改善など様々な手法があります。
そのため、改善することでどれくらいの効果があるのか、どの程度まで時間的・金額的コストを
かけることができるのか、そもそも業務自体を削減できるのではないかなど、
さまざまな角度から業務を見つめなおし費用対効果の観点から業務の選定・ツールの選定を
行うことが不可欠です。

削減時間×人数×人件費で削減できるコストを見える化し、
比較検討のうえより効果が大きい業務から着手を行うことなども有効です。

【参考】下記無料セミナーではPythonを用いた場合の業務自動化のステップや
よくあるお悩みをご紹介しております。
・【無料セミナー】Pythonを用いた業務自動化推進会～業務自動化へのヒントを得る



３、注意すべきこと②　セキュリティ・リスクマネジメント

情報漏洩やコンプライアンス違反などは現代の経営にとって最大のリスクです。
そのため今まで使用していなかった新たなツールを導入する際には、
より一層セキュリティ対策・リスクマネジメントに注意する必要があります。

ツールの導入によるリスクマネジメントには
「知る・具体化する・ルールを定める」の３点が重要となります。

⑴ツールについて知る
新たなツールを導入する際には、ツールの特徴をきちんと把握して
どのような影響が起こるのか知ること、関連する法令を知ることが重要です。
例えば、話題のChatGPTは学習に使用されてしまう可能性があるため、
社内の機密情報を入力しないように注意する必要があります。
また、プログラムを用いて行うスクレイピングはWEBサイト上で
スクレイピングを行うことができるページを確認したうえで実行する必要があります。

⑵具体化する
リスクを知った後はそれぞれのツールを導入した際に自社の場合はどのようなことが起こるかを
検討する必要があります。
ここでは、可能な限り多くのリスクを洗い出すために、ツールの知識・業務の知識だけではなく
論理的に考えるためのロジカルシンキングなども求められます。

【参考】ロジカルシンキングを鍛えるポイントを知りたい方はコチラ

⑶ルールを定める
リスクを洗い出すことができたら、それらのリスクを回避するためのルールを定めます。
ここでは策定目的に則したルールであるか、社員の意見を反映できているルールであるか、
他のルールとの整合性が取れているか、実務や現場の事情に則したルールであるかなどの
観点が必要です。

【参考】「リスクを避けた社内運用」などの観点からChatGPTを知りたい方はコチラ

４、注意すべきこと③　社内での浸透・共有

現場の事情をわかっていない状態での業務改善やトップダウンでの業務改善を強行すると、
実際に着手を行う従業員のモチベーションが維持されず「やらされる業務改善」となってしまったり、
ツールが浸透せず形骸化してしまったりする場合があります。
そのため、ツール導入後の社内での浸透・共有が業務改善ツールの成果を大きく左右します。

【参考】DXの進め方についてさらに詳しく知りたい方は以下の記事もご覧ください。
・業務時間を1/3にできる？！DXのおすすめの進め方とは？

⑴経営者・上長側の熱意を伝える
従業員を巻き込んで業務改善を行うためには、
経営者・上長側が熱意を持って取り組んでいること伝える必要があります。
それらを伝えるにはもちろん実務・現場・ツールの理解が必要です。

【参考】管理職が業務改善ツール（Python）を導入するために知っておくべきポイントを
短時間で学びたい方はコチラ

⑵現場リーダーを巻き込む
実際にツールを多く利用してもらうためには現場を知り、
導入側の意図を伝えられるリーダー層を巻き込むことが必要です。
リーダーがメンバーに具体的なゴールイメージ・メリットを伝えて率先垂範することによって、
メンバーに「丸投げ」で「やらされている」という抵抗感を減らすことができます。

【参考】メンバーに自分の思いや考えを伝え、相手を動かすスキルを身につけるカリキュラムはコチラ

⑶社内で成功例を作る
新たなツールを導入する場合、初めから大きな改善を目指すとなかなか成果が出ずに
導入へのハードルが高くなってしまうことがあります。
このような状況を防ぐためには社内で小さな成功例を作り、
ツールの仕組みを理解してもらうとともに効果を実感してもらうことが非常に有効です。

【参考】ＤＸの具体的なプランを知りたいからは以下の記事もご覧ください。
・ＤＸ／ＩＴ推進サービス


５、おわりに

今回は「完遂して効果の出る業務改善」にするために注意すべきこと３選を
お伝えいたしましたが、いかがでしたでしょうか。
業務自動化ツールは導入費用無しに年間100万円分もの業務効率化を行った例もあり、
使いこなせば非常に有力な武器となります。
今後、ツール導入による業務効率化を考えるうえで、一助となりましたら幸いです。

本日も最後までお読みいただき、ありがとうございます！
それでは、次回もお楽しみに！

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