併用していた3つのシステムを統合し大幅なコスト削減を実現しました

事例概要

goal

目的

用途ごとに分けている複数のシステムを統合して一つにまとめたい
多様な管理担当者、研修受講者がいても耐えられるeラーニングシステムが欲しい

problem

課題

情報共有、研修管理、eラーニング受講、など用途ごとにシステムを使っている
教育の種類によって管轄部門や担当者が異なるので、統一管理が困難だった
正社員と契約のスタッフとで人事管理のシステムが異なるため、人事情報を他のシステムに反映させるのが大変だった

feature

解決の
しくみ

「周知したい情報の展開」、「研修受講をリアルタイムで管理」、「動画などeラーニングを受講するプラットフォーム」これら全ての機能を一つのシステムで実現できた
システム内の人事情報を素早くメンテナンスすることができた

事例詳細～Success Story～

複数の教育システムをまとめ、担当者に応じた権限も実装しました

課題

～problem

当社では、以前から利用している社内のシステムが大きくわけて３つありました。

①情報発信のためのグループウェアシステム
②集合研修を管理するためのシステム
③eラーニングを視聴・管理するためのシステム

これらが独立していたため統一感がなく、人事担当者だけでなく、学習を進める受講者にも負担がかかっていました。しかし、既存３つのシステムを統合するのは技術的・予算的に現実的ではなく、仕方なく使い続けている状況でした。

システムが統合が難しい理由は他にもありました。集合研修とeラーニング、社内研修と社外研修といったように、受講形態や研修テーマごとに管理担当者が異なるケースがあり、ただ一つにシステムをまとめるだけでは担当者全員が管轄外の教育まで管理できてしまうことになります。
権限を同一化してしまうと管理上不都合が生じてしまうということで、実現できませんでした。
一方で、各研修やeラーニングの受講者人数が非常に多いため、それぞれのシステムに投入されている人事情報のメンテナンスにも膨大な時間がかかるといった課題もあり、統合化が実現できないことで業務は煩雑になっていました。

解決のしくみ

～feature

「併用している３つの既存システムを統合した新システムを構築する」という大きな課題を解決するにあたり、以下の点がポイントとなりました。

・システムを切替えることなく、１つの画面から複数機能に遷移できる
・担当者が管轄する研修のみを管理することができ、権限が自動で制御される
・人事データのメンテナンスが簡単にできる

これらを念頭に、既存システムをつなぎ合わせるのではなく、全ての機能を兼ね備えた新システムとして構築することになりました。
特に、「担当者が管轄する研修のみを管理する」という点は、多様な研修管理者がいるほど複雑化するため、一筋縄ではいかない機能でしたが開発にこぎつけることができました。
人事情報のメンテナンスについては、複数のデータベースから最新の情報を取得し自動で更新するという設計にすることで、たった5分で大量のデータを参照してユーザーデータ更新を行うことができるようになりました。より安全な環境でのデータやり取りを担保するために、自社専用で作成したサーバーにLeafシステムを構築しているのも導入のポイントです。