研修に係る事務業務が自動化され、社員教育のPDCAが高速化

事例概要

goal

目的

時代の変化に合わせて、教育の仕組みを変えていきたい
研修運営の事務時間を減らし、教育の効果測定等に時間を充てたい

problem

課題

担当者が研修の受講管理をExcelで行っていたが、管理の仕方が統一されていない
連絡メールを手作業で行うため、ミスが多く発生している
研修準備の事務時間がかさんでしまい、効果測定等ができていない

feature

解決の
しくみ

自動案内・自動リマインドメール機能や、受講状況をリアルタイムで確認する機能で、研修運営の時間短縮ができた
動画のコンテンツをLeaf内に無限に保管でき、教育機会の拡充につながった
マクロツールで教育効果を視覚化できるようになり、改善のサイクルに役立てられるようになった

事例詳細～Success Story～

ミスによるムダを減らし、教育を充実化することに集中しています！

課題

～problem

「紙文化、手作業で対応する文化から脱却していきたい」
当社にはかねてからこんな思いがあり、システムの導入検討を進めていました。

最も重要な課題は、6名の研修運営担当者で7,000人の研修を管理していることでした。人事データ管理のシステムは利用しているものの、研修周りの事務連絡は手作業のメール送付や電話で行っており、かなり手間をかけていました。
Excelで手入力で研修申込などの進捗管理をしていましたが、担当者によって記載内容にばらつきがあり、認識のずれで余計なコミュニケーションが発生するなど、細かなムダも多くありました。

教育の受講履歴の管理についても、重要な課題を抱えていました。
受講履歴はExcelや人事管理システムで管理していましたが、動画でのeラーニングは、共有サーバーに動画を保管して個々のタイミングで見てもらうというものだったため、どんなコンテンツを、誰が視聴しているのか把握できず、視聴促進も思うようできていなかったのです。
教育の効果測定まで一貫して行い、教育全体をブラッシュアップできるのが理想でしたが、データ収集自体が困難で、その作業にかける時間もなく、着手できないという状況でした。

解決のしくみ

～feature

まず、電話とメールだけで事務連絡していた問題はLeaf導入で一気に解決しました！ Leafでは、システム上で対象者を任意の条件(※)で検索し、研修案内メールの送付や自動のリマインドメールの設定が可能です。
メール文面は、Leafに保存されているテンプレートをそのまま活用することで、基本的な事務連絡を行うことにはほとんど時間がかからなくなりました。
実施が義務付けられている派遣社員やスタッフへの教育も、研修プログラムの登録や資料の配布をLeaf上で行うことができますので、とてもスムーズです。
「研修のコピー機能」で以前登録した研修内容を再利用することで事務作業の時間を短縮することが可能になりました。

また、Leafは、動画コンテンツを視聴し受講管理するシステムとしても使えるので、動画の視聴管理も難なく行えるようになりました。効果測定に関しても、研修を受けて習得したスキルや、これまでの実務経験を分析し、チャート化・グラフ化するためのExcelマクロツールを作成し、成果を視覚化することに成功しました。
(※)部署や職制、役職、勤務の地、特定の研修を受けている／受けていないといった過去の受講履歴や、資格の保有状況を条件に検索可能です。