苦心してつくり上げた評価体制をシステム化し円滑に運用しています

事例概要

goal

目的

手作業で行っている人事評価の事務作業を、システムで自動化したい
評価シートの種類が多岐にわたっているので、データ化して管理したい

problem

課題

一人当たり、最大４枚の評価シートを記入する必要があり、回付や情報管理が煩雑になっていた
評価シートの回付ルートが明確化されておらず、人事側で評価入力の進捗を把握できない
複数の評価シートの評点を組み合わせて最終結果を出す、集計作業に時間がかかっていた

feature

解決の
しくみ

運用しているシートのフォーマットの仕様を変えることなくWEB化したので、今まで通りスムーズに運用できた
個人、部署ごとの評価入力の進捗状況が一覧表で把握でき、計画通りに人事評価期間を終えられるようになった

事例詳細～Success Story～

ノウハウを詰め込んだ評価シートがWEB化され、喜びもひとしおです

課題

～problem

当社の人事評価制度は、他社とは少し異なる形式で実施していると思います。
運用が複雑なのは、紙とExcelがメインで、かつ一人当たり標準４種類のシートを組み合わせて、評価していることに要因がありました。

当社では下記のシートを活用しており、評価基準、項目が職制によって異なります。
【被評価者本人】
①１年間で運用するアクションプランシート：　評価項目に沿って自己評点を記入、自分が1年後に達成したいことを自由記述形式で書く
②キャリアプランシート：　1年後から5年後まで、どんなキャリアを築くか計画する
【評価者（管理職、若手の教育担当）】
③査定シート：　①に対して、評価者が評価項目に沿って査定する。評点は非公開
④育成計画シート：　部下の業務指導、フィードバックをコメントする

「査定シートの二次評価者はAさん、キャリアプランシートにコメントするのはBさん」というように回付する人も千差万別です。評価期間に入ると、個々のペースで査定を進めてもらうほかなく、人事部側で進捗を把握するのは至難の業でした。
また、運用ルールを徹底しているにも関わらず、Excelの評価シートの計算式にデータを上書きされてしまったり、関数を組み込んでいる列が追加されてフォーマットがずれてしまったりといったミスも頻発しており、手戻りの事務作業も大変でした。

結果として、入力も後ろ倒しになりがちで、スケジュール管理ができないことも問題になっていました。こういった状況で評価システムを導入することになり、研修を依頼していたインソースでシステム化の話を聞き、導入の検討を始めました。

解決のしくみ

～feature

最も良かった点は、今使っている評価シートをそのままWEBに移行でき、とにかく低コストで導入できたことです。
価格面では比較していた他社の「半分以下」で、予算内で実装できる機能を実現できました。とことん、自社のこだわりたいことに合わせてシステムを開発できることも大変魅力的でした。

機能面でも、評価シートの提出進捗は一覧で確認でき、「この部署は二次評価者まで評価が完了している」「このチームでは時間がかかりそう」といったように俯瞰してみることができるようになりました。
システムであれば、指定の入力欄に記入する必要があり、必須項目を入力しないと提出できない仕様なので、記入漏れも未然に防げます。

評価制度をミスなく、一番無駄のないやり方で運用させるためにシステムを導入しましたが、自分が担当者として苦心しながらつくり上げた評価シートだからこそ、そのままWEB上で運用できたときの嬉しさはひとしおだったかと思います。
評点計算は、これまで通りExcelで行っていますが、それに至るまでの事務負担をシステムで大幅にカットできたと実感しています。