人事評価の運用フローはそのまま、面倒な工程だけを削減しました

事例概要

goal

目的

マンパワーで行っている業務を自動化し、工数を削減したい
コロナ禍の影響から、リモートワークでも人事評価ができるようにシステムでの運用に切り替えたい
目標設定・管理の際に行う上司・部下間のコミュニケーションを円滑化させたい

problem

課題

自己評価から評点調整にいたるまでのプロセスを手作業で行っており、それぞれの工程で膨大な時間がかかる
紙で評価シートを回収しており、どこで進捗が滞っているのか全く把握できない
賞与に直結する最終評価点の甘辛調整も、部門長が自己流で行っている

feature

解決の
しくみ

これまで順を追って行っていた作業のフローをLeafに再現し、余分な手間のみ省くことに成功した
横断評価シートで按分調整に必要な項目を一覧表示にできた
評価者である上司や評価担当者が、部下や部署全体の提出状況を確認できる

事例詳細～Success Story～

定型業務を自動化し、史上最速のスピードで人事評価ができました！

課題

～problem

当社は、もともとシステムを活用せず、紙・Excelベースのアナログな方法で運用していました。
このコロナ禍の影響で、事業所以外でも業務を遂行できるようにと、全社的にオンライン化を推進する動きもあり、評価制度を大々的に見直すタイミングで、システムを検討することとなりました。

最も大きな課題は、評価入力から評点集計まで、すべての工程を手作業で行っていたことでした。
多くの部下を持つ管理職は、部下一人ひとりがバラバラのタイミングで自己評価を提出するので、まとめて対応することができず、評価入力に時間がかかっていました。
担当者も、紙の評価シートを回収した後、Excelの集計フォーマットにデータを手入力し、かなりの労力をかけて計算を行っていました。
各部門長も評価調整を行うために個別で集計表を作成しており、全工程で手作業の負担が多すぎることが問題になっていました。

加えて、人事評価に直結する実績評価の運用も、効率化したいと考えていました。
全社的に部下のマネジメントを徹底することを重視しており、毎月、実績管理シートを介して、目標に対する実績と行動について振り返りを行っています。
毎月シート記入やフィードバックをするのですが、メールで実績シートをやり取りしており、蓄積してきたデータの管理にも苦戦していたので、この点もシステムで補完できないかと考えていました。

解決のしくみ

～feature

一番の課題であった、評点計算の工程は、「評価値の自動計算」機能により解決できました。
Leafには、Excelで組んでいた複雑な計算式をそのまま組み込むことが可能です。自己評価を入力し終わると、計算ルールに基づいて個人の評点が自動で算出されます。
さらに、部署メンバーの算出結果を一覧化する「横断評価シート」を追加したことで、管理職も部全体の評価を短時間で把握でき、個人の経年評価も加味したうえで最終評定結果を出すことができるようになりました。

また、部下や他の評価者の入力状況を一覧で確認できる機能と、自己評価入力が完了したタイミングで通知する機能も実装しました。
これにより、部下の自己評価の提出が揃ってから、一度にまとめて評価入力を行えるようになりました。
全体のプロセスが短縮されたことで、査定の方に多くの時間をとることができ、透明性のある人事考課へと改善することができました。

今回は初めてシステムを導入することもあり、操作がクリックや入力のみでとても簡単で「シンプルに使える」ことがよかったと感じています。
さらに、自社のロゴやコーポレートカラーを反映するといったこだわりを実現しつつも、他社に比べてカスタマイズの汎用性が高いことも非常に好感を持てました。

様々な追加機能を加えると、システム開発に半年から2年ほどかかるようですが、評価シートの実装で2か月、追加機能の開発で1か月弱と、3か月足らずでシステムを完成できるスケジュール感も有難かったです。