業務の属人化を防ぎ、誰でも人事評価担当者になれる体制を作りました

事例概要

goal

目的

働く場所や担当者の力量に依存せず、人事評価をスムーズに運用できるようにしたい
人事評価実施における担当者、評価者被評価者の負担を極限まで減らしたい

problem

課題

前任者が担当を離れたことで、担当者が一から実務を把握する必要があった
担当者、管理職の負担を減らすべく、工程の根本的な見直しをすることとなった
Excelやマクロを駆使した複雑な計算が必要で、集計作業に膨大な時間がかかっていた

feature

解決の
しくみ

Excelの計算式そのままLeaf画面上に再現でき、運用ルールを何一つ変えることなくシステム化できた
評価完了を知らせる通知機能で、流れるような評価入力を実現し、入力期間を短縮できた

事例詳細～Success Story～

もう人事評価担当者だけに頼らない！システム化して簡単操作で運用できるようになりました

課題

～problem

当社では、コロナ禍の影響で、事業所以外の場所でも人事評価に対応できることを重要視しており、できる限り早くシステム化したいと考えていました。
システム導入に踏み切った最も大きな要因は、長く担当していた前任の担当者が部署を離れたことです。
うまく業務の引き継ぎができないまま、現在の担当者が専任担当となり、右も左も分からない中で評価制度・実務を把握することになりました。担当者自身も部署メンバーも準備に追われることが見込まれたので、「誰でも運用できる体制を作りたい」と、次の評価運用に間に合わせるべく、急ピッチで検討を進めていました。

特に評価シートを回収し、データをまとめて集計することが一番の課題でした。これまで前任担当者が運用していた集計用のExcelには、複雑な計算式が入っており、様々な条件を組み合わせて評点計算を行うのは途方もなく大変な作業だったのです。
計算式の仕様はマニュアルがあるのみでしたが、極力集計ルールは変えたくなかったので、独自の社内ルールを変えずに、短期間で運用できるシステムであることも理想の条件の一つでした。

解決のしくみ

～feature

最も課題を感じていたデータ集計は、Leafの画面上にそのまま再現することで解決しました！
Leafは、Excelなどで行うことはほぼ全て、ルールを変えずに実装できます。これまで属人化していた集計作業は、人の手を介入せずに完結できるようになり、誰でも楽に運用できる仕組みが整いました。
導入時は、急ピッチで体制をつくり上げたこともあり、管理職のみ、評価シートは７種類のスモールスタートでしたが、大規模運用でも問題ないことを理解できたので、全社的な活用に向けて動き出しています。

また、毎回、評価シート未提出者の催促やシート回収に手間取り、評価期間がいつも延びてしまったことも課題に感じていました。この状況を改善すべく、自己評価・一次評価の提出時、次の評価者に対して、提出を完了したことを知らせるメールの送付機能を実装してもらいました。多忙な管理職も、提出済の評価シートを見逃すことなく、漏れなく評価ができると、現場でも好評です。

最後に、わずか2回の打ち合わせで、導入までの段取りや開発要件をすり合わせ、すぐにシステムの開発に向けて動き出せたことも、有難かったです。他社よりも開発がスピーディーなうえに、運用している評価シートをそのまま使うことができるので、紙からWEBへの切り替えでも楽にできました。
今後も、全社的なeラーニングを実施することも視野に入れて、機能を存分に使っていく予定です。