360度評価も難なくWEB化！管理職の按分調整も楽になりました

事例概要

goal

目的

前任者が部署を離れるため、この機会にExcelとマクロの評価運用をシステム化したい
部門長が行う評価、按分調整を効率化したい
事業所以外でもアクセスできるシステムを構築したい

problem

課題

Excelの評価シートでの評価調整、とマクロを駆使して行う集計作業が煩雑で、現場も担当者も疲弊していた
1～3次評価で、一人当たりの評価者が多いので、評価シートの管理も大変
評価入力から按分調整にかかるまでの工程を一気にシステム化する必要がある

feature

解決の
しくみ

すべての評価シートをWEB上で再現することで、評価者が多くても難なく評価できるようにした
部門長が最終評価、調整をするための横断評価機能を実装し、手間を大幅に削減した
いつ、どこにいてもシステムを使える環境を整えた

事例詳細～Success Story～

上司、同僚、部下など、関係者が多い多面評価でも、今の制度のままシステム化しました！

課題

～problem

当社では、360度評価を採用して評価制度を運用しています。
被評価者に対して、上司、同僚、部下の３名が評価する仕組みで、部門長が全体評価をすることになっていました。
評価シートの種類は、大きく分けて営業系・技術系・事務系の3種類、階層に分けると5段階なので、15種類ほどあります。

ただ、この評価入力はすべてExcelのシートに記入していたので、記入するのも回付するのも一苦労でした。
最終評価をする部門長については、評価調整のために別でExcelで按分調整をしていましたし、全部門のシートを回収して評点集計を行う担当者の負担も相当なものでした。集計は人事評価担当者がExcelマクロを活用していましたが、この担当者が部署を離れることになったこともあり、こうした課題を打開、システム化に踏み切ることとなりました。

解決のしくみ

～feature

まず、第一段階で、1～3次評価者の評価入力と回付をLeafでできるようにしたことで、現場社員の負荷を軽減することに成功しました。
そして、第2段階の機能開発で、課題に感じていた部門長と人事評価担当者の負荷を軽減する機能を実装しました。
部門長の評価入力については、新たに評価シートを作成し、1～3次評価のシートのデータを集約して表示させることで、3次評価までの内容を画面で確認しながら入力できるようにしました。
加えて、最終評価については、「横断評価」の画面を新たに作成し、部下の評価点を一覧で確認できるようにしました。こちらの画面を作成したことで、管理職は各部下の評価点を横並びにして見ながら、按分調整できるようにもなり、時間をかけずに評価を運用することができるようになりました。

当社は、社員のほとんど国内・海外への出張が多い企業であったため、海外からのアクセスを安全に行うための対策も必要としていました。
様々なオプション機能を加えても低コストで運用できたのは有難かったと感じています。