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(半日研修)Outlookビジネスメール・マナー・効率化・誤送信低減研修

DX・OA・ITスキル

(半日研修)Outlookビジネスメール・マナー・効率化・誤送信低減研修

Outlookを使う上で最低限知っておくべきことを学ぶ

No. gac014

対象者

・Outlookをはじめて使う方
・Outlookを効率的に使うテクニックに興味がある方
・自動化やグループメール機能など高度な機能を使いたい方

研修内容・特徴outline・feature

メールは日本人平均で毎日1~2時間使用しているとされる、利用頻度が高いアプリです。仮に作業効率を3割上げた場合、全社員平均で毎日20分から40分という莫大な時間を創出できる可能性があります。また、SNSの普及により就職活動で初めてメールを使った方が増えています。その結果、メールのマナーを知らない方、BCCを知らず、CCで大量の個人情報流出事故を起こすケースも多発しています。 本講座はメールのマナー、効率化、誤送信を防ぐ手法など、Outlookを使う上で必要なことの全て学ぶことを目的としています。

到達目標goal

  • ①Outlookを使う上で最低限知っておく必要があることを学ぶ
  • ②Outlookは初期設定のまま使うと、使いにくく、誤送信が発生しやすい。使いやすさを大きく改善する設定方法を学ぶ
  • ③20~40%のメール業務時間短縮

主催団体organizer

本コースは、株式会社G.A.Consultingが主催しております。

研修プログラムprogram

内容
  • Chapter0 はじめに
    メール効率化が重要な理由
    メール効率化にはOutlookが最適
    メール誤送信がまねく影響
    大規模なメール誤送信の事例
    誤送信の事例から予測される原因
    新しいOutlookとは
  • Chapter1 基本編
    スマホ版Outlookの活用
    3つの送付先を使い分ける
    OutlookとTeamsを使い分ける
    メール本文の2つの書式(HTML、テキスト)
    スレッド表示がオフにする
    優先受信トレイもオフにする
    アーカイブとゴミ箱を使い分ける
  • Chapter2 マナー編
    Toで届いたメールは24時間以内に返信する
    本文は全角30~35文字を目安に改行する
    やり取りの途中で件名、送付先を変更しない
    負の感情を含んだ言葉は絶対に使わない
    宛名は「会社名+部署名+役職名+氏名+様(さん)」
    緊急連絡にメールを使わない
    メールの本文の2つの流儀
  • Chapter3 効率を上げ誤送信を減らす初期設定と使い方編
    Outlookの起動方法
    設定の変更(レイアウト)
    設定の変更(署名)
    誤送信防止の切り札、送信の取り消し
    設定の変更(作成と返信)
    実際にメールを送信してみよう!
  • Chapter4 メールのコツ編
    本文は極力10行以内
    件名のみで依頼内容がわかるようにする
    自動応答は長期連休や臨時の休みに設定する
    いいねボタンは注意して使う
  • Chapter5 メール効率化編
    GoogleやMicrosoftも採用する効率化手法「インボックス(受信トレイ)・ゼロ」
    ショートカットの活用
    マウス・レスが必要な理由
    お勧めショートカット一覧
    3つのショートカットだけでメールを高速で読む方法
    書く効率化①単語の登録
    書く効率化②クリップボード
    書く効率化③署名
    3つの入力効率化機能の使い分け
    不要なメールは自動仕分けで読まない
    重要なメールは条件付き書式で強調する
  • Chapter6 誤送信低減編
    連絡先を登録して送り間違いを防ぐ
    送信前は全項目のダブルチェックする
    ダメージが大きい情報はメールに書かない
    流出時のダメージが大きい情報の例(要配慮個人情報とは)
    添付ファイルは最初に付ける 

スケジュール・お申込み
(オンライン/セミナールーム開催)schedule・application

本講座に関する注意事項

■前提知識
・Outlookを使ったことがある、もしくはこれから使う予定のある方
・キーボードでの文字入力、マウス操作をできる方

・本講習は「Web版Outlook」および「新しいOutlook(アプリ版)」に対応しています。Microsoft365のサービスをご使用の方は問題なく参加できます。
・サポート終了が予定されている「Outlook (アプリ版)」や「Outlook2021」以前の従来型アプリとは、機能やショートカットが一部異なりますが、ほとんどの内容は参考にしていただく事が可能です。
・本講習はビジネスメールのマナー、効率化、誤送信低減の汎用的な方法をご紹介しており、Outlook以外のメールアプリを用いている方もある程度参考にしていただけます。

オンライン開催

注意事項

  • 同業の方のご参加はご遠慮いただいております
  • 会場やお申込み状況により、事前告知なく日程を削除させていただくことがあります
  • よりご受講者さまにとって満足度の高いものとするため、一部予告なくカリキュラム・内容が変更となる可能性がございます。大幅な変更のある場合には、申込ご担当者さまへ個別にご連絡いたします。予めご了承ください。

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