【事例２選】Excel→評価システムに切替えて何が変わった？お客さまの事例をご紹介

この頃、広告などを見ていると、何かと「クラウド」「システム」という単語を見かけますよね。
勤怠や労務管理で、システムを利用されている方も、多いかと思います。

人事評価においても多くの組織で、Excelからクラウドシステムへの切替が進んでいますが、実際、システム化することでどう変わるか、イメージが湧かない方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで今回は、当社の「人事評価シートWEB化サービス」を利用されたお客さまの事例を、図解付きでご紹介します。

＜目次＞

1. Case.１長年運用している評価シートを、そのままWEB化

2. Case.２個人情報を収集するシートを、そのままWEB化

3. 評価ご担当者さまのメリット

4. 被評価者・評価者のメリット

Case.１長年運用している評価シートを、そのままWEB化

Before：導入前の課題 評価シートが入力しにくく、運用も大変

こちらのお客さまでは、目標管理シート、行動評価シートなど、複数の評価シートを利用されています。
職種・役職ごとで、数十種類もの評価シートがあり、一人ひとり異なる評価シートを入力するため、準備から、郵送、回収、集計に途方もない手間をかけていたようです。

・注意書きをしっかり書いておかないと、Excelの記入漏れチェックが大変
・１枚のシートに、評価基準や評価のウエイトの説明もギュギュっと詰め込んだせいで、見にくい評価シートになった
という点も課題に挙がっていました。

こちらの評価シートをWEB化すると、こんな見た目になります。

After：WEB化で解決 評価シートの形式はそのままに、見やすくアップデート

■  自己評価がしやすくなる

評価シートをWEB化すると、入力形式はそのままに、シンプルで書きやすい評価シートに生まれ変わります。複数枚の評価シートがある場合でも、まるごとWEB上に移管でき、今の評価の仕方をそのまま踏襲できます。

■  Excelを上書きされる心配がない

入力箇所以外は入力できないようにするため、目標数値や評価基準を故意に変えられてしまう心配はありません。計算式が入ったセルに、数値を誤入力してしまい、集計できなった......！という苦しいトラブルも防げます。

■ その場で自己評価の計算が完了

あらかじめ評価シートに計算式を組み込んで、自己評価が終わったら、すぐ自動計算することも可能です。評価者が入力する際には、もう結果が出ているという状態になります。
複数のシートをまたいで計算をしたり、評点の合計が80点以上で「A」のランク、70点以下で「B」ランクなどの判定も自動化できます。


Excelでできる処理は、ほぼ全てWEB上に表現可能ですので、今の評価制度はまったく変わらずWEB化できます。もちろん、360度評価のシートなど、独自の評価シートにも対応しています。

Case.２個人情報を収集するシートを、そのままWEB化

 Before：導入前の課題  個人情報のとりまとめを紙面で行っており、管理が心配

こちらのお客さまでは、評価期間中、雇用管理のため、住所や連絡先、安全衛生上配慮が必要なことを書いてもらう「社員情報記入シート」を運用されています。

紙面で運用してきたのですが、ベテランの社員ほど「住所？去年から変更ないからいいでしょう」と空欄にしたり、「毎回同じ内容を小さい枠に手書きするのは面倒。見えにくいので書きたくない」と提出してくれなかったりして、回収率が悪い状況が続いていました。

面倒なことは理解できますが、緊急連絡先などは最新の情報に更新してもらいたいもの。さらに超重要な個人情報なので扱いに細心の注意を払わないといけません。１枚でも紛失・漏洩したら大変なことになるため、悩みの種でいらっしゃいました。

こちらのシートをWEB化すると、こんな見た目になります。

After：WEB化で解決 情報漏洩リスクを防ぎつつ、かんたんに入力できるように

■ 前回の記入内容を引き継げるので、一から書かなくて良い

住所など変更頻度が低いものは「前回の内容を引き継いで、変更があれば上書きで更新できる」仕様にしたところ、かなり入力の手間が減らせました。手書きが面倒だったベテランの社員の方も、きちんと見直して提出いただけるようになりました。

■ 重要情報は記入必須に

緊急連絡先については入力を必須にして、都度きちんと入れ直してもらうように制御をかけることで、確実に最新の番号を提出してもらえるようにしています。

■ 紛失・漏洩リスクもゼロに

システム上で、情報閲覧できる人を限定できるので情報漏洩のリスクは最小限です。「拠点で取りまとめるときに、紙をうっかり誰かに見られた」という心配も無用です。提出された内容はデータとしてまとめて出力ができるので、社員名簿や社会保険関係の手続きにもそのまま活用できます。

　評価ご担当者さまのメリット

●評価シートの準備が簡単になる

一度評価シートをWEB化すれば、前期に使ったシートをコピーするだけで、今期のシートを作成できます。評価項目や配点もかんたんに変更できるので、従業員の役職・部署ごとで、大量の人事評価シートを設定されている方に嬉しい設計です。

≫ 自由に作れる人事評価シート

●入力時期、入力・閲覧できるユーザーを制御できる

例えば、目標設定期間に立てた目標は、その期間を過ぎるとロックされるように設定したり、評価者にしか閲覧できないような項目を設定して、評価者間でのみ情報を共有するなど、Excelではできない、システムならではの制御なども、シートに組み込むことが可能です。

●進捗状況を管理し、スケジュール通りに運用できる

部署ごとで評価入力が進んでいるのか、どの段階で止まってしまっているかを画面上で確認できるようになっています。また、提出が滞っていれば、未提出者にさくっと催促メールを送り、期限内の提出率を高めることができます。

≫ 評価の進捗管理機能

　被評価者・評価者のメリット

●今の評価シートをそのまま使えるので、混乱しない

Excelはもちろん、Wordの評価シートでも、フォーマットを変えずにWEB化することができます。したがって、システムを導入してもまったく違和感なく、今まで通りです。

●記入漏れによる再提出が少なくなり、やりとりが楽になる

システム側で入力箇所を制御できるため、ミスは発生しづらくなります。記入漏れがあれば、エラーが出て提出不可となるため、単純な記入漏れは起きません。
再提出が必要になった際も、「差し戻し機能」でスムーズにやりとりできます（オプション）。「目標の数値が違う」「自己評価の記載内容が足りていない」など、コメントをつけて返すことができ、忙しい管理職の方もストレスなく評価を進めていただけます。

●いつでも過去データを閲覧でき、Excel化や印刷も可能

Leafをご利用いただく限りは、ずっと過去の評価結果が蓄積され、いつでも見返すことができます。
Excelが欲しい時には、１クリックで出力できるので、システム化で不便になることはありません。

人事評価シートWEB化サービスについて、詳しく見る　≫

今回は、画面イメージも交えて、WEB化後の効果について、ご紹介させていただきました。

本日内容は、これまでに開発してきた実績のほんの一部で、170社さまの評価シートをWEB化してきた実績があります。（組織によって、２～60種類ものバリエーションがあります）

どんな評価シートでも、シンプルで運用しやすいシートにアップグレードできます。



「評価制度も変えていきたいし、運用も整えていきたい」
「形だけじゃなく、人の成長に繋がる人事評価をしたい」
など、どうやったら評価制度を機能させられるか、というご相談も可能です。

人事評価シートWEB化サービス