Web会議ツール自動入室（オプション）

1クリックでZoom・Teamsに簡単接続

Leafには、Zoom・Teams（※）などWeb会議システムのURLを埋め込み、ボタンクリックでミーティングに参加できる連携機能があります。

一般的に、WEB会議ツールで会議や研修に参加するときには、ID・パスコードを入力する→該当のミーティングに入室する→自分の表示名を指定の形に変更する、という手順が必要ですが、このオプションを導入すると、ボタン1クリックで入室することができます。
★インソース独自の機能です

参加者の時短につながると同時に、Leaf上で課題やアンケートの回答も可能なため、管理が簡単になります。

３つのポイント

１．ミーティングIDやパスワードの入力不要

標準機能でも、ZoomなどWEB会議ツールへの接続機能がありますが、1クリックで開いたあとにID・パスワードの入力が必要です。

一方で「WEB会議ツール自動入室」オプションはID・パスワード入力の必要がありません。

ID・パスワードの入力は一見ささいなことのようですが、このひと手間が煩わしく感じられることも多いのではないでしょうか。パスワード入力が不要になることによって、圧倒的に参加しやすくなります。

２．Web会議ツール上の名前を、Leafの登録名に強制変更

WEB会議ツールでの名前について、ルールを特に決めていない場合や、他の用途でも使っている場合は、ローマ字表記になっていたり、苗字だけだったりなど、バラバラになってしまうことがあります。

そうすると、参加者のチェックもしづらいですし、受講の意識を持つために揃えたい場合もあります。毎回、各自で参加者名を変更してもらえば良いのですが、時間や手間が発生します。

オプションでは自動でLeafの名前をZoomの表示名に反映するため、スムーズに研修を開始できます。

３．各受講者の研修参加時間をLeafに自動連携

WEB会議ツールでの研修では、途中参加した人や、途中退出した人を見分けられないため、一律に「参加した」ということになってしまいます。

オプションではZoomに参加した「時間」をLeafに連携することで、参加した時間や退出した時間をチェックできます。

途中参加者や途中退出者を見分けることができますし、研修に参加したトータルの時間も把握することができます。そのため、あまりにも参加時間が短い人には、再受講を促すなどの対応をすることも可能です。

利用の手順①　管理者画面～ミーティングIDとパスコードを登録（Zoom利用の場合）

ミーティングURLを手配したら、研修登録画面にURLとパスワードを入力し、登録します。設定が終わると、利用者画面で「Zoom」ボタンが表示されます。

Leaf上のボタンを押さないと参加できないため、第三者が侵入する心配がなく安心です。

利用の手順②　利用者画面～ミーティングに参加（Zoom利用の場合）

（１）Leafにログインし、該当研修のタイトル右横の「Zoom」ボタンをクリックします。

（２）ブラウザで画面が開くので、Webカメラとマイクを設定して「参加」ボタンをクリックします。

（３）Leafの登録情報と同じ名前が反映され、名前の入力なしでミーティングに参加できます。
参加者名が固定化され、出席管理もしやすくなります。

LeafからWeb会議システムにアクセスすることで、その後Leafでの課題・アンケートにも回答しやすくなります。Web研修への参加がかんたんになるだけでなく、教育を管理するという観点でもプラスに働きます。

活用例

【ご担当者さまの視点】
全員実名で表示されるので出欠管理が楽です

ミーティングに参加する際に、Leafの利用者情報をZoom（※）に渡してくれるので、実名でWeb研修に参加してもらえます。

出欠確認をするために「名前をフルネームに変更して」と案内しなくて済みますし、第三者が入室してくる心配もありません。

【受講者さまの視点】
頻繁にWeb研修があってもスムーズです

Web研修・会議が多いので、Leaf導入前は案内メールを探して、ミーティングURLを開いて、パスコードを入れて、名前を入れて......というのが地味に手間だと感じていました。

この機能が使えるようになったことで、Leafにログインしてボタンを押すだけになったので参加がラクになりました。スマホでも難なく使えます。