人事評価システムを導入する3つのメリットと注意点

近年、人事評価の運用においても、クラウドシステムを導入されるお客さまが多くなっています。
関心はあるけれど、
「導入したら、どんなメリットがあるの？」
「システム導入後の費用対効果が見えにくい」
といった疑問をお持ちの方も、いらっしゃるのではないでしょうか。

本日は、「人事評価システムを導入したら、どんなメリットがあるか」を改めてまとめてみました。
ご検討中の皆さま、ぜひごご覧ください。

＜目次＞

1. 人事評価システムを導入する、3つのメリット

2. 人事評価システムを導入する際の注意点

3. インソースの「人事評価シートWEB化サービス」

人事評価システムを導入する、3つのメリット

■人事評価にかかる工数、コストを削減できる

紙やExcelの評価シートでの運用と比べると、評価シートの授受や集計が簡単に行えるため、手間が大幅に削減されます。評価シートの手配ミス・記入ミスなどのヒューマンエラーも起きにくく、ご担当者さまの負担軽減が期待されます。

■従業員のスキル、評価結果を可視化できる

評価結果（評点、コメント）がシステムに集約されるため、これまでの評価、経歴も一元管理できるようになります。人材の特性も見える化でき、人材配置などの意思決定をスムーズに行えるようになります。

■公正な人事評価を実施しやすくなる

人が評価を行う以上、ばらつきがあることは避けられません。ただ、ばらつきをそのままにしておくと「頑張りが評価されない」という不満が生じ、従業員のモチベーション低下を招く恐れがあります。

システムで評価を一覧できるようになれば、目標達成度などを簡単に比較することができます。評価結果を調整するしくみを作ることで、公正で透明性の高い、人事評価を実現できるようになります。

人事評価システムを導入する際の注意点

■現在の運用に適したシステムを選ぶ

システム化しても、現在の運用とあまり相違がないシステムを選ぶことが大切です。自社の評価制度に合わないと、かえって手間ばかりかかってしまうこともあります。

失敗談としてよくあるのは、システムに合わせて人事評価シートを変えなければいけない、ということです。「長年かけて最適化してきた評価シートなのに、フォーマットが変わって使いづらくなった」「運用フローを変えて、やりづらくなった」ということが往々にしてあります。できる限り、現在の運用を踏襲できるシステムをおすすめします。

■コストがかかる

導入前のお打合せ、導入の初期費用、システム利用料など少なくないコストがかかります。また、システムベンダーによっては、サポート費用も発生します。得られる効果とコストが釣り合わないこともあるので、具体的に何を効率化できそうか、シミュレーションしておくことが大切です。

■従業員も、システムに慣れるのに時間がかかる

システム化すると、急な変更に戸惑う従業員の方もいるかもしれません。資料を展開したり、操作説明会を開いたりする必要も出てくるかと存じます。親しみを感じてもらえるよう、シンプルで使いやすいシステムを選ぶと良いでしょう。
加えて、必要な時に、説明会の実施代行をしてくれるベンダーだとより安心です。

インソースの「人事評価シートWEB化サービス」

インソースの「人事評価シートWEB化サービス」は、上記のポイントをしっかり押さえたシステムです。

＜メリット１＞ どんな複雑な評価シート・運用方法でも、完全再現

現行の評価制度、評価シートの見た目を変えずに、そのままWEB化します。記入方法や集計方法は今まで通りで、評価シートの授受など、手間がかかっている部分だけを効率化できます。

＜メリット２＞ 進捗確認を可視化して、スケジュール通りに評価を完了できる

評価者の方、ご担当者さまは、評価入力の進捗をさっと確認いただけます。何人かで揃ったタイミングで評価入力をしたり、期日前にリマインドをしたり、未提出者に催促したりということが、簡単操作でできます。ご負担は最小限でありながら、計画通りに人事評価を実施できるのがメリットです。

＜メリット３＞ 評価結果の集計作業を自動化できる

集計作業でExcelやAccessを利用されている場合は、計算式・計算規則もシステムで再現します。評価入力と同時に評点が算出されるため、ほとんど集計の手間はかかりません。計算ミス・二重チェックとも無縁になります。

＜メリット４＞ 評価結果の調整、面談実施も効率的に行える

全員の評価が完了した後は、各個人のばらつき調整も、システムで行えます。対象者を一覧で見比べて「甘い」「辛い」を短時間で調整でき、お忙しい管理職の方にも好評です。さらに、評価結果はいつでもExcel出力できるので、評価面談時に紙に印刷し、見ながらフィードバックすることも可能です。

＜メリット５＞ コストを抑えられる

評価シートを再現は、1シート当たり90万円（税抜）～対応可能です。他社でシステム画面をカスタムすると、非常に高額になりますが、初期費用を抑えて導入いただけます。

ご要望に合わせて機能を開発することも可能ですので、ぜひ一度ご相談くださいませ。

カスタマイズ例はこちら →

インソースの「人事評価シートWEB化サービス」

人事評価シートWEB化サービスを導入することで、煩雑だった運用方法がとてもシンプルになります。現状からの打開策をご検討の皆さま、ぜひ一度、ご相談ください。