評価制度が機能していない？中小企業だからこそ人事評価システムを導入すべき、４つの理由

本日は、人事評価をExcelや紙で運用されている皆さまへのご案内です。
ExcelやWordは、社員にとっても身近な存在で、思い通りに人事評価の帳票を編集したり、集計したりするには、便利ですよね。

しかしながらご担当者さまの中には、
「Excelでは手間ばかりかかるので、もう脱却したい」
「前任担当者から引き継いでやっているが、もっといいやり方にしたい」
とお考えの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

なんとか次の評価までには刷新したい皆さまに、中小企業の皆さまが直面する課題と、中小企業「だからこそ」人事評価システムを導入すべき、４つの理由についてお伝えします。

＜目次＞

1. 人事評価で、中小企業が直面する４つの課題

2. 人事評価システムを導入すべき、４つの理由

3. 評価制度の導入/刷新と、運用効率化を同時に叶えるかんたん人事評価システム「Leaf Eva」

課題１　事務作業で精いっぱいで、評価制度を見直す時間がない

• ・評価シートの郵送（メール送付）、回収、進捗確認や集計作業に追われており、評価期間はそれだけで終わってしまう

• ・評価が終わっても、人事業務が次々に発生し、振り返りの時間も取れない

課題２　評価制度がうまく機能していない

• ・評価方法や評価基準が不明確なまま、評価をしている

• ・社内の制度が古い、または合っていないため、指標がないまま「がむしゃらに頑張る」状態になっている

課題３　評価のばらつきが大きい

• ・評価者ごとに評価・考課の甘辛にばらつきがあり、 被評価者は結局何を見て評価されているのか分からない

• ・評価に対して上司から具体的な説明がなく、納得感がない

課題４　評価がネガティブなものとして捉えられている

• ・評価や面談が「とりあえずこなすこと」と捉えられていて、うまく活用できない

• ・期初に目標は立てるものの、期中には内容を忘れており、期末の評価期間に慌てて自己評価し、また次の期にも同じことを繰り返す、という運用をしている現場も少なくない

このように、程度の差はあれ、何らかの不満や課題を抱いている方は少なくありません。

自己評価と実際の評価結果の差が大きいままだと、仕事に対するモチベーションが下がり、生産性低下・組織の業績悪化の要因になりかねません。
さらに、離職につながる恐れも高くなります。離職となった場合、職場に与える業務負担は大きいものですよね。

こうした状況を招かないために、
・人事評価を正しく運用することで、評価されるべき人を評価する
・優秀な人材を組織に定着させるために、処遇見直しも検討していく

この２点が、中小企業の皆さまに求められていると言えます。
適正な評価を実現し、人事評価を組織の成長につなげるために、人事評価システムの導入がおすすめです。

≫ インソースの人事評価システムはこちら

理由１　業務の負担を削減でき、制度を見直すための余裕を生み出せる

紙やExcelの評価シートでの運用と比べると、評価シートの授受や集計が簡単に行えるため、手間が大幅に削減されます。ご担当者さまはもちろん、被評価者の方も少ないやり取りで、評価を完了できます。

評価シートの手配ミス・記入ミスも起きにくく、心理的な負担軽減も期待できます。

理由２　評価制度を正しく運用できる

システム上で、評価の意義や基準を明文化しておくことで、一貫性のない評価になることを避けられます。
上司の方も、被評価者の好き嫌いなど、主観で評価してしまうことが少なくなるでしょう。

また、組織が期待する人材像や職務遂行時に求められる行動を具体的に示すことで、社員に「こうあってほしい」という期待も伝えられます。
その期待にしっかり応え、成果を出した人が正当な評価を受けられるしくみを整えることが可能です。

当社が考える「適正な運用」が行われている状態とは、以下のような状態です。

★組織が求める業績・人物像をもとに、評価がされる
★評価結果が、人事配置や処遇見直しの動きと連動している
★事業環境に応じて、評価項目内容、ウェイト、配点の見直しをしている
★場合によっては、賃金を含め、人事制度そのものを大幅に見直す
★上記の内容や方針について、従業員への周知し、評価者研修を実施している

システムをうまく活用できれば、評価を正しく行うだけでなく、評価制度自体の見直しまで行えます。

理由３　評価結果の差分を見える化でき、ばらつきを解消しやすい

ばらつきが解消されない原因として、評価者自身のスキル不足もありますが、
部下全員のExcelシートを見て、評価結果を比較すること自体が、煩雑で面倒なのかもしれません。

システムの中には、甘辛調整機能が付いているものもあります。評価対象者を一覧に並べて、評価の甘い辛いを横断的に見比べられます。面倒な工程を解消し、ばらつきを効率的に調整できるようになります。

理由４　評価を振り返りの機会として捉えられる

システムで評価を運用すると、期初に立てた目標をいつでも参照できるようになり、何よりも評価入力が簡単です。「評価は面倒な作業」というイメージを払しょくし、振り返りの機会として捉えていただくことができます。

また、チームとしての目標、個人としての目標を明確化することで、目の前のやること、中期的な達成目標をしっかり認識できます。「目標達成に向けて必要な行動を取る → 目標を達成する → 正当に評価される」というサイクルを生み出せば、納得感があります。ポジティブなサイクルに最短で近づけることも、システム活用のメリットです。

▼ 人事評価システムの選び方については、こちらの記事で解説しています
≫ 人事評価の「システム化」を成功させるための、システムの比較ポイント３選

できる限りコストはかけず、評価制度の導入・刷新をしたいお客さまには、インソースの人事評価システム「Leaf Eva（リーフ エヴァ）」がおすすめです。

■ Leaf Evaの強み
（１）評価シートテンプレートを参考に、オリジナルシートを簡単に作れる

100種類にも及ぶテンプレートが初期搭載されており、理想とする評価シートを、ご自身で作成いただけます。
評価項目・評価基準も入っているため、自社の求める人材像は何か、どの観点で評価していきたいかを一から定義する必要はありません。
テンプレートとはいえ、シートのアレンジは自由自在なので、自社の評価項目・基準を設定いただくことも可能です。

（２）評価運用の効率化を追求した、便利機能が満載

Leaf Evaは、上記の評価シートの作成はもちろん、評価シートの配布・提出・集計まで、自動化できます。先述の甘辛調整も標準機能です。
今まで何日間、何週間もかけていた事務作業の大部分が自動化され、評価をラクに進めることができます。

≫ Leaf Evaの機能一覧はこちら

今回は、中小企業の皆さまにこそ、人事評価システムを導入いただきたい理由をご紹介しました。

人事評価システムを導入すれば、評価制度が形骸化している状況を打破できるだけでなく、本来あるべき人事評価の運用、評価制度の定着まで一気に実現できます。

「評価制度も変えていきたいし、運用も整えていきたい」
「形だけじゃなく、人の成長に繋がる人事評価をしたい」
など、どうやったら評価制度を機能させられるか、というご相談も可能です。

かんたん人事評価システム「Leaf Eva」