ＲＰＡに求められること

ＲＰＡ（Robotic Process Automation）とは、ロボットによる業務の自動化のことで、以下のようなことが期待されています。

• コンピュータを用いて単純作業を自動化し、コストを下げる
• 社内のシステムとWEBサービスにまたがる業務の自動化を行い、工数とミスを減らす
• 退勤後～夜間にかけて、人間がいない間もＲＰＡが業務を実施し、効率を上げる
• 現場の担当者が自身の業務を自動化し、生産性を向上させる

ＲＰＡの特徴

ＲＰＡは従来のシステム開発と同様に、システムを使った業務改善であり、導入によって大きな改善効果が見込めます。ただ、以下のような大きな違いや特徴があります。

• システム開発などの専門知識がない方も業務の自動化を行うことができる
• あらゆるソフトウェアをまたいだ業務の自動化も、１つのツールで行うことができる
• 既存の使い慣れたシステムをなくすことなく、活かす形で改善をすることができる
• 人と比較して、２４時間（３倍）働くことができる

• RPA研修(ロボティック・プロセス・オートメーション研修) 紹介ページ

ＲＰＡの簡易化

近年、プログラミング未経験の方でも、業務の自動化が進められるRPAツールが増えています。例えば、1つ1つの動作をブロックに見立て、それを組み合わせることで自動化を行うことができるツールもあります。

ＲＰＡの低価格化

ＲＰＡのツールは数多くあります。低価格帯のものでは、無料で使えるものもあります。国内でシェアの高い人気のRPAツールでも、年間100万円弱で導入できるものがあります。人１人を雇用するより安いうえに、幅広い業務が自動化できるため、仕事をする上で当たり前のツールとしてこれから広がっていくと言われています。

今皆さんが自由に使っているExcelは、昔はＩＴに詳しい人が使えるツールの位置付けでした。今となっては、Excelが使えることが、あらゆる人に必須のスキルとなっています。社会の変革スピードは早く、ＲＰＡもExcelと同様に、これから皆さんが自由に活用できるレベルが、そういったスキルが求められる時代が迫ってきています。まだExcelを自由に使いこなせている自信がない方は、まずそこから始めてみてはいかがでしょうか。

• 中上級者向け）Microsoft Office研修～Excelマクロ・ＶＢＡを活用する編
• Microsoft Office研修～Excel応用編（関数やピボットテーブルを学ぶ）

現場担当者がシステム開発を行うメリット

「要件定義を自分で行うため、現場のニーズに沿った自動化が可能」
「業務変更によってシステム改修の必要が出てきても、自分で都度直すことができる」

現場担当者がシステム開発を行うデメリット

「ロボットのメンテナンスやバグ対応が属人化し、今以上に引継ぎができなくなる」
「ロボットが行っている業務を誰も把握できず、プロセスが正しいかの判断ができない」

４-１．ＲＰＡの動作紹介（Excelの情報を繰り返し実行）

Excelでデータを準備して繰り返し実行をしていくことは、ＲＰＡの得意な業務です。以下の例は、Excelからの転記と、地図を検索して画像をキャプチャしていくＲＰＡです。

• ①Excelファイルの顧客リストからWordファイルに必要情報を転記
• ②Excelファイルの住所情報から、WEB検索をして地図を表示
• ③表示された地図の一部をキャプチャのうえ、Wordファイルに貼付
• ④Wordファイルに、自動で名前をつけて保存
• ⑤Excelの行数分だけ、①～④の作業を繰り返し

• RPA研修(ロボティック・プロセス・オートメーション研修) 紹介ページ

４-２．ＲＰＡの動作紹介（ブラウザでの処理を自動記録で登録）

ＲＰＡのフローは、プログラムを書かずに「記録」をすることができます。以下の例は、ブラウザ上で検索をして、データを更新するプログラムを、自動記録で登録したものです。

• ①ブラウザ上の検索画面で、条件検索
• ②検索して出てきた結果を変更して更新

この状態から「４－２」のExcelからの操作と合わせてＲＰＡを改良すれば、大体的にデータの一括更新システムを構築しなくても、データの更新、転記が自動で行えるようになります。ＲＰＡの良いところの１つとして、このように、普段使っている基幹システムや業務ごとのクラウドサービス、経費精算システムなど、多岐のサービスをまたいで、柔軟に対応ができることが挙げられます。項目やフォーマットがバラバラになっていても、ＲＰＡによって自動化をすることが可能です。

４-３．ＲＰＡの動作紹介（ブロックを使った条件分岐プログラム）

WinActor®は、クリックや保存、メール送信、読み込むまで待つなどのブロックがはじめからライブラリとして存在しており、これらを組み合わせることでプログラムが作られていきます。視覚的に分かりやすいため、自分以外の人が作ったプログラムも、何をしているかが分かりやすいという特徴があります。

動画の例では、フローの中で住所が旧住所と等しいか等しくないかで分岐をさせるプログラムを、ブロックの追加・移動とドロップダウンの選択などだけで行っています。各種パラメーターを追加や調整は必要ですが、基本的にはこの繰り返しでほとんどのプログラムが作られていきます。

ブロックの組み立てでプログラミングが組み立てられるとはいえ、考えるアルゴリズムやトライ＆エラーを繰り返すことは、通常のプログラミングで行うものと同様です。システムを開発する人は、基本知識として、これら開発で気を付けるべきことやプログラミングに必要なアルゴリズムなどを必ず習得しています。非ＩＴ人材の方が１からこれを学ぶのはハードルが高いですが、ビジュアルで分かりやすく学んでいただくために、以下の研修を作成しました。小中学校の義務教育でも用いられているScratch言語を使い、プログラムに求められるアルゴリズムを学んでいただく研修です。

• プログラミング的思考力強化研修～スクラッチ（Scratch）言語を使ったアルゴリズム入門

ＲＰＡでやるべきでない業務

• 画面の変更が多く、その都度ＲＰＡの改修が発生する業務
• ルールや例外が多く、プログラム自体を組むことが大変である業務
• 人の判断が必要な業務で、ＲＰＡに任せられない業務

ＲＰＡの導入が進まない理由

• そもそも業務の整理ができていない
• 自動化の対象業務が大きく、手が付けられていない
• 導入が委託前提で進んでいるため、初期の導入コスト・ハードルが高くなっている

①ＲＰＡについての知識をつける

まずはＲＰＡでどのようなことができるのか、自社の業務で何がＲＰＡに向いているのかの知識をつけます。そもそもの知識がないと、改善すべき業務やその方針も理解できないため、まずは知識をつけることが重要です。少し脱線しますが、弊社では、ＡＩをビジネスで活用する方法を学ぶ研修も用意しています。この研修も一緒に受けていただくことで、より広い観点での業務改善を考えていただくことができるようにもなります。

• ビジネス活用のためのＲＰＡ研修／WinActor®研修
• ビジネス活用のためのＡＩ・人工知能研修

②改善したい業務の洗い出しと選定をする

ＲＰＡの知識をつけたら、自社の業務でどの業務のＲＰＡ化を検討すればよいか考える必要が出てきます。研修でも導入までのステップを確実に踏めるレベルまで洗い出すことは可能ですが、実際に導入まで進めるとなると、より多くの関係者の声をまとめる必要が出てきます。関係者の声のとりまとめがうまくいかない場合は、弊社でご支援をさせていただくことも可能です。

対象業務の洗い出しや選定だけでなく、ツールを実際に試せるWinActor®の２ヶ月間の有償トライアルと合わせてのご支援も可能です。

• ＲＰＡ導入支援サービス

③ＲＰＡツールの選定をする

ＲＰＡ導入に向けて方針が見えたら、次はどのようなツールを使えば良いかを考えます。それぞれできること、できないことや使い勝手が変わるため、まずは何かしらのＲＰＡツールを触ってみてから判断をすることをおすすめします。弊社では、主要な２つのＲＰＡツールについて、まずは触ってみて比較いただくことを目的として、以下の研修を作成しています。それぞれの特徴の理解と、実際にいくつか操作を試していただき、自社にあったツールを考えてもらうことができます。

対象業務の洗い出しや選定だけでなく、ツールを実際に試せるWinActor®の２ヶ月間の有償トライアルと合わせてのご支援も可能です。

④業務フローを可視化する

皆さんが行っている業務をＲＰＡ化するには、現状の業務をロボットに覚えさせるレベルで可視化し、分解をしていく必要があります。その際、整理や削減などの改善ができる業務があれば、事前に改善を済ませておくことで、効果的なＲＰＡの活用ができます。このステップを踏まないと、ロボットも複雑なものばかり増え、ＲＰＡの恩恵を受けにくくなってしまいます。インソースでは、コンサルティングによる業務フロー可視化などのご支援だけでなく、業務を整理するスキルを身に付けていただくために以下研修を実施することもできます。

• 業務削減研修～自動化（ＲＰＡ）に向けて業務フローを見直す
• マニュアル作成研修～改善・合理化を促す業務マニュアルの作り方

⑤ロボットを作ってみる

ツールを選定して、対象業務の整理まで完了したら、なるべく簡単にできそうなものからロボットを作ってみましょう。そのためには、ツールの使い方を理解することが重要です。インソースでは、RPAツール操作の習熟レベルに応じて以下の研修をご用意しています。WinActor®の初級編であれば、ツールを選定する前の状態でご受講をいただくのでも十分目的に合致している研修となります。