"ゆるい"情報共有のススメ

～組織に話しかける定期刊行物の作り方

"ゆるい"情報共有のススメ

センターを管理するときは、「１対『組織』のコミュニケーション」
を意識することが大切です。ありがちなのは、メンバーが
マネジメント側を見たときに「何を考えているかわからない」
という印象を持ってしまうことです。今回はこの印象を
減らすための方法をお伝えいたします。

■コミュニケーションは２種類のバランスが大切

職場のコミュニケーションは、「業務に関するもの」
「業務外」の２種類で成り立っています。

そして、どちらかが欠けても円滑な人間関係を保つことは
困難なため、職場においてはこれら２種類のコミュニケーション
のバランスが大切であることは、皆様もご存知のことと思います。

■「組織」のコミュニケーション

もちろん、バランスの重要性は、１対１ではもちろんのこと、
１対「組織」となった場合でも変わりません。「組織」には
業務の数だけ、たくさんの共有すべき情報で溢れていますが、
コミュニケーションの程良いバランスが崩れていないでしょうか？

■「組織」という集団に話しかける雑談力

最も簡単な方法は、学生時代、先生が配っていた「学級通信」を
作ることです。定期刊行物も、作り方・見せ方次第で魅力的な
「雑談」に変えることができます。

■愛されるための製作ポイント

受け入れられ、かつ効果も発揮するためのポイントは以下の
通りです。

１．みんなに関連した情報を扱う
誰だって、自分や仲間が載っていれば、つい見てしまいます。具体例・
新人紹介、キックオフや表彰式などのレポートを写真付きで載せます。

２．トピックの量は３種類程度
Ａ４サイズ１枚でも構いませんが、一目で全部理解できると読む気が
失せます。トピック+記事を３種類程度載せることで、興味を引きます。

３．"ゆるさ"を大事にする
業務のトピックを扱うのも大切な共有の目的ですが、全体があまりにも
堅くなりすぎるといけません。ペーパーの名称や体裁、フォントの選択
など、とっつきやすいものにしましょう。変にやる気を出した表現は
"引かれて"しまいます。センター内の空気に合わせましょう。

４．連載を設ける
ゆるいテーマで連載を設けます。続きものがあると、今回は「今回は
何かな？」という興味をひきます。

５．みんなを巻き込む
連載に参加させるなどして、みんなも製作に巻き込みます。
（ポイントは、負担をかけない程度、モチベーションの高い人からリレー
方式で振ってもらうとまわやすくなります。）

６．アピールを忘れない
作って全員に配布します。またドアや掲示板など、目につきやすい
ところにちょっと大きめのサイズで貼っておきます。

■"ゆるい"情報共有が持つ威力

受け入れられることで、その効力を発揮することに繋がります。

マネジメント側が情報を発信することで、「何を考えているかわからない」
という印象を減らすことになります。相手の「顔」が見えてくると、
人間関係の促進や、全体の安定感に繋がります。

また、こまめに情報を発信することで、「うわさ」対策にもなります。
人数が多いほど、様々なところで憶測が飛び交うものです。そうした
「うわさ」をコントロールするのも、大切なマネジメントです。

また、ペーパーを元に、色々なところで本当の雑談が生まれたりも
します。情報のコントロールに加え、人間関係の促進に繋がるツール
として、おススメです！

☆次回へ続く