「会議ファシリテーションの必須スキル（3）」

会議ファシリテーションの必須スキル【３】

「会議ファシリテーションの必須スキル（3）」

☆今週のキーワード☆

【ファシリテーション】

今回も、「ファシリテーション」についてご紹介させて頂きます。前回の「場を作るスキル」さらに深堀りし、場作りのための事前準備について解説をさせて頂きます。

■会議企画と関係者への働きかけのポイント

会議を実施するにあたっては、「会議の趣旨を明確にしたうえで誰を参加者とするかを決定する」「会議の目標・スケジュールを明示し、関係者に説明し、

承認を得る」という２点のことを行います。会議を行うにあたってまず留意すべき点は、参加者は多忙な中で貴重な時間を割いて参加していることです。会議は主催者のコストだけでなく、同時に参加者側にも莫大なコストを強いるという認識が大切です。場合によっては、事前に関係者やキーパーソンに、単なる会議開催の案内だけではなく、会議の意図や事情、背景について、話して理解を得ておきましょう。

■会議プランの確定のポイント

企画が承認され実施が決定したら、会議プランを作成し関係者（上席）の承認を得たうえで、参加者にレジメを配布・通知します。内容の事前通知により、参加者に安心感を与えることができ、また事前準備を促す効果もあります。会議プランは以下の点を考慮して作成しましょう。

＜会議プランのポイント＞

１．趣旨・ねらい：実施概要としてレジメに記載します　　　　

２．日時と場所：実施概要としてレジメに記載します

３．実施内容：全体の実施時間、各会議項目の必要時間も大まかに決定しておきます

４．事前準備：どのような準備が必要か考えておきます

■会場と準備物の手配のポイント

会場の手配・予約が完了するとホッと落ち着いてしまうものですが、必要な準備物の確認も念入りに行いましょう。当日になって「ホワイトボードがない！」「マーカーはあるけれども書けないものばかり！」「事前に持参するよう言ったレジメを誰も持ってきていない！」などということが起きないようにすることが大切です。会場と準備物の手配には、チェックリストの活用が最も有効です。

■事前資料の配布と声かけのポイント

会議の参加者に当事者意識を喚起する意味でも、課題作成などを課したり、会議での発言依頼をしていただくなどは重要です。決める会議では決めたい内容の趣旨・理由を理解していただくため、アイディア出しの会議では問題点を鮮明にするために、事前資料の配布と声かけは、場を作るための有効なスキルでもありコミュニケーションスキルにもなります。また、キーパーソンや常習遅刻者へ、当日の朝に声かけや電話をすることで会議の出席をキャンセルさせないようにすることも意外に重要です。

さて、いかがでしたでしょうか？ファシリテーターは、会議本番が腕の見せ所と考えている人も多いと思います。ですが、実は、会議の準備も実務のファシ

リテーターには重要な役割となります。次回は、会議自体を円滑に進めるための「会議の見える化」について解説させて頂きます。お楽しみに。

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