「どこでもいいよ」はウソだった？！

接待の準備編（２）ライバル社と鉢合わせ！～会場選びのリスクマネージ

「どこでもいいよ」はウソだった？！

職場で忘年会・新年会に参加される機会も増えるこの時期、
みなさまは、宴席にどのような姿勢で臨んでいらっしゃいますか。

"飲み会は息抜きのようなものだから、楽しめれば良い"？
　
そんなことはありません。数え切れないほどの宴席を経験してきたインソースＥＡ大島によれば

「社内・社外の接待は業務の一環」「上司は、部下が幹事としていかに
宴席を仕切ってみせるかも、職務能力として見ている」
とのことです。

そこで、幸か不幸か、幹事に任命されてしまった場合のための虎の巻
をお送りします。

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◇前回は"いかにお客様や上司の意向・好みを把握するか"
についてお送りしました。
※前回の記事

上司やお客様の意向や好みが把握できたら、次は会場探し・予約と
いった具体的な準備に入ります。

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◇Episode.1

■Question　＜失敗した！＞

昨日は社内の忘年会。幹事役の私は、店探しや参加者への連絡、
予算とにらめっこしながらの料理の予約、と忙しいなか準備を進めて
きました。昨日はその努力が報われ、上司にも喜んでもらえる日・・・
だったはずが、会場に着いた早々怪しい雲行きに。

まず会場に着いてみると、入り口に「○▲社ご一行様　祝賀パーティ」と
ライバル社の名前が入ったプレートが。今期は業界シェアを○▲社に
奪われただけに、それを見た上司は微妙な表情。
おまけに案内された席近くのテーブルには、○▲社の関係者らしき人が
いて、酔った同僚が次のプロジェクトの内容を暴露しそうになる度に
ハラハラ。色々と気の休まらない宴席になってしまいました・・・（泣）。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（ツイてない社内宴会幹事）

■Answer
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│　Point.1 ：「前回の真似」こそ最高のリスクヘッジ！
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他社が絡む会場トラブルについては「不可抗力だよ！」と叫びたい
ところです。でも、できる幹事役としては、この手のリスクもマネジメント
しなくてはなりません。

上記のような、当日会場で起きるアクシデントは事前対策が可能です。
というより、この手のアクシデントは一旦起こってしまうと対症療法的な
対応しかできませんから、予防策を打っておくべきです。

社内・社外を問わず、特別な事情がない限り、宴会幹事は「前回の
真似をする」のが無難です。きちんとした会社であれば、宴会について
であっても前回までの資料が残っているはずですから、慣例を踏襲
しましょう。会場も、あえて新しいところを探す必要はありません。
お付き合いの長い会場であれば、色々とお任せしてしまうことが
できますし、多少の無理をきいていただけることもあるからです。

ただし、上司やお客様が「いつもの所はもう飽きたから、今回は
新しい店で」と希望されている場合は、Point.2以下に挙げる事項に
注意して、ご希望に沿うようにしましょう。

┏━━━━┓
│　Point.2 ：「酔った勢いでつい...」
│　　　　　　　│「思わぬ相手と鉢合わせ」を回避せよ！
┗━━━━┛--------------------------------------------

お酒を飲んで、しらふなら言わない暴露話や打ち明け話をしてしまった
記憶はありませんか？

人間、お酒が入ると気持ちが大きくなったり、口が軽くなったりして、
言うべきでないことを口走ってしまいがち。でも、いつどこにライバル
会社関係者がいるかわかりませんよね？
そうでなくとも、他のお客様と同じ会場では情報が筒抜けになって
しまいます。また、もし社員が宴席で失態を犯したら、他のお客様の
目に映ってしまいます。こういったリスクを回避するために「隣の声が
筒抜けにならない」個室を押さえるのが得策です。

また、エピソードのように、ライバル社と予約がバッティングしてしまう
のも避けたいところです。これは考えたところで分かりませんから、
会場に訊いてしまいましょう。自社の業種を告げ、
「可能でしたら教えていただきたいのですが、同日に同業他社様が
宴席を設けられる可能性はありますでしょうか。場合によっては、
別日程でお願いしようと思いますので」
といった旨を問い合わせれば、大抵の場合教えていただけるでしょう。

┏━━━━┓
│Point.3 ：無駄な注目を集めるな！
┗━━━━┛-------------------------------------------

あなたの知っている有名企業の社員が宴会をしていたら、何をして
いるのか・話しているのか気になりませんか？

会場によっては、入り口に「■■社ご一行様」などと歓迎や案内の
プレートを出してくださいます。
オフィシャルなパーティや製品発表なら宣伝・案内に役立ちますが、
内輪の宴会には必要ありません。場合によっては、いらぬ注目や
好奇の目をよんでしまいます。もし名前を出していただくなら「さつき会」
など、別名前にしてもらうようにしましょう。

（つづく）

次回、１月の第２週にお送りする新春号でも、

・「上司・同僚同士がケンカを始めてしまったら」
・対立する（派閥の）女性社員が「○○さんが出席するなら私は
出席しない！」と言い出したら

などのエピソードをもとにお送りする予定です。ご期待ください！