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「資料留め・会場設営の注意点」

今日のテーマ
「資料留め・会場設営の注意点」

　先週は、資料の印刷についてお話ししました。
　今回は、資料のステイプラー留めと資料配布について
　みていきたいと思います。

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１．ステイプラー留めの基本は美しく！

　ステイプラー留めの美しさの基準は、
　「基本は"左上１箇所"。冊子資料の場合は"左側２箇所"」
　「すべての資料のステイプラーの留め位置が統一されている」
　「紙はしっかりそろっている」
　「ステイプラーが完全に裏まで貫通している」
　・・・などです。

　会議に参加する偉い方は、資料の"中身"を見る前に
　まず、ステイプラー留めがしっかりできているかが目に入ります。
　資料の内容がすばらしくても、ステイプラー留めがまずければ
　内容の評価も低下することになってしまいます。

　また、ステイプラー留めについては、その方法について
　社規できまっている場合があるので、総務部などに
　たずねてみるのもいいかもしれません。

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２．資料を机に配布する際の注意点

（１）資料は、当然、使用する順に並べる

　机に複数の資料を配布する際は、使用する資料の順に
　上から重ねます（最初に使用するものが１番上）。

（２）揃えて置く

　同じＡ４サイズのものが５種類あれば、
　５種類の資料のふちをきっちりと揃えましょう。
　また、縦書き、横書きの資料が２通りある場合は、
　以下の図のように、横資料を縦資料の左端に合わせて、
　重ねます。

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３．会場の設営にも手を抜かない

（１）机の縦のライン・横のラインをそろえる

　机を並べるときは、必ず、机ごとの縦のラインと
　横のラインがそろっているかに気をつけましょう。

（２）余った机や椅子はなるべく目につかない所に収納する

　机や椅子をそのままにしておくと、
　お客さまに大変目障りです。
　余った場合は、会場の後ろ隅にまとめ、
　ついたてでそれを囲い、お客さまになるべく
　目に付かないようにしましょう。

　ついたてがない場合は、仕方がないので、
　なるべく整然と一箇所にまとめましょう。

　机をやむえず、後方に置いておく場合は、必ず面の方を前にして
　置くようにしましょう。裏向きには置かないようにしましょう。

（３）ホワイトボードのマーカーは必ず事前に試し書きする

　マーカーは、「黒」「赤」「青」の３色を用意するのが基本です。
　もし、３色が揃っていない場合には、予備のマーカーがないか
　確認しましょう。

　また、マーカーのインクが薄くなっていないかを
　実際に書いてみて確認します。

　その際に、「色が出ないマーカーがあったらどうしますか？」
　
　ホワイトボードの端に寄せるのは止めましょう。
　それは、マーフィーの法則ではありませんが、気を遣って端に寄せても、
　なぜかマーカーを実際に使う人が端の書けないマーカーから
　使用する場合が多いからです。

（４）ホワイトボードがどの位置からも見えるか確認する

　会議が始まる前に、ホワイトボードが会場のどの位置からも
　見えるかどうか確認しましょう。

（５）マイクのチェックも行う
　
　同じく、会場の一番後ろでもマイクの声が聞こえるかどうかも
　忘れずにチェックするようにしましょう。
　また、マイクの電池残量が少なく、会議の途中にマイクの電池が
　なくなってしまう場合があるので、電池の残量も確認して
　おくようにしましょう。

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※来週は、会議の席次や、会議に臨む心構え、マナーをご紹介します。