ファックス・郵送物送付のマナー～送付前後に必ず電話確認

やり過ぎぐらいでちょうどいい！印象に残るビジネスマナー＋α 【場面３９】

ファックス・郵送物送付のマナー～送付前後に必ず電話確認

ビジネスコミュニケーションにおける「やりすぎ」とは、何を伝えるにしても、常に「相手をよい気持ちにさせる」ことです。よってコミュニケーションをとる相手のタイプ、状況によって、注意すべきポイントも変えていかなければいけません。

【大前提】
対お客様：常に相手をたてて恥をかかせない／指摘しない
対上司：何を言われてもムッとせず素直に受け止める
対同僚：後輩：公私混同をしない

このシリーズでは、いろいろなシーン別に、レベルに合わせた動き方をお教えいたします。自分がどこまでできているか確認してみてください。自分は周りよりがんばる必要があると思う人は、周りより気をつけるべきことも多いものです。

■今日のテーマ

ファックス・郵送物送付のマナー～送付前後に必ず電話確認

レベル１：ビジネスパーソンとして気をつけるべき事項（当たり前）
レベル２：普通より頑張る必要があると思う人が気をつけるべき事項

レベル１
（１）送付状を必ずつける
（２）送付状は会社独自のフォーマットを確認、なければ雛形を作っておく
（３）秘密を要する文書やプライバシーにかかわるような文書はファックスでは送らない

レベル２
（１）ファックスは送付前後に電話確認する。

■解説

ファックスや郵送で文書を送る場合は、送付状（送信票）をつけるのが常識です。最悪の場合、受け取り拒否されるので、必ずつけます。送付先のご担当者名の記入、発信人の電話やファクス番号の記入は必須です。また、送付内容と枚数も受け取りモレを防ぐために必須です。秘密を要する重要文書など、また、プライバシーに関わるような文書はファックスで送信すべきではありません。誰もが目にする可能性があるからです。ファックスの場合、発信前に電話で先方に送付の旨を連絡します。郵送物の場合、封入物のタイトル、種類を簡明に箇条書きにします。また、送付者の電話・ファックス番号を必ず記入すべきです。さらに、送信後も誤送信や不着を防ぐために到着を電話で確認します。

☆次回もお楽しみに。