Ｅメールの内容～やる気を見せる一文を後半に入れる

やり過ぎぐらいでちょうどいい！印象に残るビジネスマナー＋α 【場面４２】

Ｅメールの内容～やる気を見せる一文を後半に入れる

ビジネスコミュニケーションにおける「やりすぎ」とは、何を伝えるにしても、常に「相手をよい気持ちにさせる」ことです。よってコミュニケーションをとる相手のタイプ、状況によって、注意すべきポイントも変えていかなければいけません。

【大前提】
対お客様：常に相手をたてて恥をかかせない／指摘しない
対上司：何を言われてもムッとせず素直に受け止める
対同僚：後輩：公私混同をしない

このシリーズでは、いろいろなシーン別に、レベルに合わせた動き方をお教えいたします。自分がどこまでできているか確認してみてください。自分は周りよりがんばる必要があると思う人は、周りより気をつけるべきことも多いものです。

■今日のテーマ

Ｅメールの内容～やる気を見せる一文を後半に入れる

レベル１：ビジネスパーソンとして気をつけるべき事項（当たり前）
レベル２：普通より頑張る必要があると思う人が気をつけるべき事項

レベル１
（１）件名は２０字程度で、日時、用件を具体的に書く
＜例＞"●月×日（△）××時お打ち合わせの件"

（２）メール本文にも宛名を省略せず書く
　「会社名」＋「部署」・「役職」を、省略せず書く
＜例＞"××産業株式会社●●部課長××××様"

（３）まず名乗りをお礼とともに書く
　"いつもお世話になっております。○○の××でございます"と名乗り、その後、"先日はお忙しい中、お時間をいただき、誠にありがとうございます"　と記述する。（時候のあいさつなどは省略して良い）導入部分は"標題の件　について、以下の通りご連絡いたします"から書き始める。
　
（４）連絡事項は箇条書き、１行は３０～３５字、２００字以内が基本　日時、場所、内容、参加者について整理して書くこと。

（５）終わりは、「以上、××のほどよろしくお願い申し上げます」
　"以上、ご確認のほどよろしくお願いいたします"

（６）メールの最後に署名を入れる
　差出人の会社名・所属・部署・名前、会社の電話番号、ＦＡＸ番号、Ｅメー　ルアドレス、あればホームページアドレスを入れる
＜例＞
*******************************************
株式会社インソース営業部 ○○　○○○
東京都千代田区内神田錦町１－１９－１
TEL：03-××××-××××　FAX：03-××××-××××　〒101-××××
mailto　:　メールアドレス@insource.co.jp
home page : https://www.insource.co.jp/

◇Ｅメールの大原則～ビジネスでは、まずは電話が鉄則

（１）さまざまな連絡、会議、商談内容などを記録として残す場合はメールが便利
（２）お詫び、督促、交渉は原則メール厳禁
（３）感情を伝える言葉は必ず電話
（４）メール送付後、電話で到着確認

ビジネスでは、原則、メールより電話を多用します。その理由はメールでのやりとりより、電話の方が短時間で用件が済み、合理的だからです。ただ、メールを使う方が望ましい場合もあります。たとえば、忙しい相手に先にメールで概要を伝えておき、先方の手が空いているときに内容を確認、検討してもらい、改めて電話で検討結果を確認すれば、仕事を速く進める事ができます。また、会議や商談の内容を整理して上司に報告したり、先方に伝える場合にもメールは有効です。

しかし、お詫び、交渉、クレーム対応などは、訪問や電話で行うのが鉄則です。また、叱責、問題点の指摘など相手の感情を害する可能性のある内容は絶対にメールを使ってはいけません。メールでは当方のニュアンスが十分に伝えられず、悪く取られるからです。また、メールを送った後は、到着確認の電話を入れると相手に信頼感を与えます。

レベル２
（１）送信者名「お世話になっております＋自分の会社＋所属、名前」と設定。
＜例＞"お世話になっておりますインソース○○でございます"
（２）宛先には敬称をつけてアドレス帳に設定し直す。
＜例＞"タスマニア産業営業部課長小阿羅真知様"
（３）やる気を見せる一文を入れる
＜例＞"弊社一同、本システムを１日でも早く開発し御社の業績向上に貢献さ
　せていただきたいと考えております"

■解説
ビジネスＥメールの基本は「連絡メール」です。まずこれを最初に覚えます。「簡潔に要件だけ」書く事が重要ですが、内容が不十分なメールは誰にとっても迷惑なのでお客様に出すメールは当面、上司のチェックを受るべきです。

レベルアップしたメールを目指すのであれば、単なる連絡メールでも、「全力で取り組んでいる事を示す」１文を２行程度書いておくと、「やる気」を示す事ができます。

また、メールを書き終えたら、一度全体を見直して「思う」「だろう」「でしょう」などあいまいな表現がないかチェックしてください。ビジネスにおいて「あいまいな事を伝える」のは回避すべき事です。