ＩＴ系・理科系マネージャーのためのビジネス文書講座（１）～報告書①

ＩＴ系・理科系マネージャーのためのビジネス文書講座【１】

ＩＴ系・理科系マネージャーのためのビジネス文書講座（１）～報告書①

私は会社員時代、システムエンジニアや新商品開発の担当していました。その仕事の中で、毎日のように、上司に提出する出張報告書を作ったり、一般企業や官公庁に新商品の内容を説明する資料を作ったりと、様々な報告書を作成してきました。

このような経験を基に、今回は、こうすれば上手に報告書が書けるのではないか、というポイントをまとめてみました。ご参考にしていただければと思います。

■報告書の全体構成

報告書には、「形」があります。

まず、おおざっぱに報告書を理解するために、報告書の構成からご説明します。

□報告書の構成要素

１．「表題」　　（１５字～２０字ぐらい）

２．「状況説明」（「日時」「場所」「人（先方、当方）」「目的」など）

３．「内容要旨」（打ち合わせ内容など、５０字程度×３）

４．「詳細内容」（ヒアリング事項等、「内容要旨」の詳細説明）

【ポイント】

注意すべき点は、「表題」は「内容要旨」の要約、「内容要旨」は「詳細内容」の要約という３層構造を理解することです。

実際、報告書を上から（「表題」から）順に書こうとするから難しいのであって、報告書を下から（「詳細内容」から）順に書いていけば、割と楽に書けます。

□詳細内容の構成

１. 「見出し」　（「小見出し」の要約、１０字～１５字ぐらい）

２. 「小見出し」（文章の要約、１５字～２０字ぐらい）

３. 「説明文」　（「小見出し」の内容の説明）

「詳細内容」にも、同じような三角形のピラミッド構造があります。

「見出し」は「小見出し」の要約、「小見出し」は「説明文」の要約というように、ここでも、下位の文章を先に書いて、徐々に上位の見出しをつけていく作業を順々に実施していけば、楽に書くことができます。

■報告書作成のポイント～「誰に出す？」「何のために書いた？」を考える

報告書は、以下のように、それぞれ目的にあった「まとめ方」が必要です。

報告書の形式・分量、内容は「誰に」「何の目的で」報告書を提出するのかによって大きく違ってきます。以下、私の経験に基づいて書きます。

（１）トップ・役員へ提出する報告書

【内容】大口の商談、大きなトラブル、重大な環境変化、重大な情報（ライバル社の重大な動向）等

【形式・分量】Ａ４用紙１枚程度で要旨のみ（約200字程度）

【特徴】所見は必ずつける。また、すみやかに提出する

【ポイント】

立場が上の方は忙しいので、少ない文字数で専門用語など極力控えて、分かり易く書きます。また、経営判断に関わる内容であるので、報告書はいち早く提出する必要があります。所見を必ずつけ、判断の助言をします（偉い人は現場の詳細な事まで知らない事が多いので、現場担当者の意見をまず聞く事が多い）。自分の仕事が認められ、抜擢されるチャンスでもあるので、気合いを入れて書いてください。

（２）上司、先輩など部署内で出す報告書

【内容】商談、業務内容、出張、研修、トラブル、ライバル社の動向等、通常業務における報告

【形式・分量】要旨をＡ４用紙１枚程度、詳細内容を書く必要があれば、２～３枚作成

【特徴】所見は必要に応じてつける（必要かどうか聞く）、提出は翌日が望ましい。遅くとも数日以内が基本

【ポイント】

１. まず、報告目的にもよりますが、「簡単に書け」と言われれば、２００字以内（要旨のみで可）で書きます。「詳細に知りたい」と言われれば「要旨」＋「詳細内容」の構成で書きます。

２. 組織内の報告書を素早く作成するためには、形式・内容について、まず、「前例踏襲」すべきです。さもなければ、上司に形式を相談してから作成すべきです。

３. 何も指示がなければ、できるだけ詳細に書いた方が、後で業務の役に立ちます。特に、商談や業務報告は上司といえども、細かい部分が書かれていないと判断できないので、できるだけ詳細に書くべきです。

（３）お客さまに出す報告書

【内容】トラブル報告、調査報告　等、「会社」対「会社」で実施する報告

【形式・分量】要旨をＡ４用紙１枚程度、詳細内容を２～３枚作成

【特徴】所見は不要。提出は報告期限までに提出する