最高のプロジェクトマネージャーと呼ばれるためには

 【ＩＴ系・理科系マネージャーのためのビジネス文書講座】

最高のプロジェクトマネージャーと呼ばれるためには

ＩＴ系・理科系マネージャーのためのビジネス文書講座（１）～報告書①

ＩＴ系・理科系マネージャーのためのビジネス文書講座 【１】

ＩＴ系・理科系マネージャーのためのビジネス文書講座（１）～報告書①

私は会社員時代、システムエンジニアや新商品開発の担当していました。その仕事の中で、毎日のように、上司に提出する出張報告書を作ったり、一般企業や官公庁に新商品の内容を説明する資料を作ったりと、様々な報告書を作成してきました。
このような経験を基に、今回は、こうすれば上手に報告書が書けるのではないか、というポイントをまとめてみました。ご参考にしていただければと思います。

■報告書の全体構成

報告書には、「形」があります。
まず、おおざっぱに報告書を理解するために、報告書の構成からご説明します。

□報告書の構成要素
１．「表題」　　（１５字～２０字ぐらい）
２．「状況説明」（「日時」「場所」「人（先方、当方）」「目的」など）
３．「内容要旨」（打ち合わせ内容など、５０字程度×３）
４．「詳細内容」（ヒアリング事項等、「内容要旨」の詳細説明）

【ポイント】
注意すべき点は、「表題」は「内容要旨」の要約、「内容要旨」は「詳細内容」の要約という３層構造を理解することです。

実際、報告書を上から（「表題」から）順に書こうとするから難しいのであって、報告書を下から（「詳細内容」から）順に書いていけば、割と楽に書けます。

□詳細内容の構成
１. 「見出し」　（「小見出し」の要約、１０字～１５字ぐらい）
２. 「小見出し」（文章の要約、１５字～２０字ぐらい）
３. 「説明文」　（「小見出し」の内容の説明）

「詳細内容」にも、同じような三角形のピラミッド構造があります。
「見出し」は「小見出し」の要約、「小見出し」は「説明文」の要約というように、ここでも、下位の文章を先に書いて、徐々に上位の見出しをつけていく作業を順々に実施していけば、楽に書くことができます。


■報告書作成のポイント～「誰に出す？」「何のために書いた？」を考える

報告書は、以下のように、それぞれ目的にあった「まとめ方」が必要です。
報告書の形式・分量、内容は「誰に」「何の目的で」報告書を提出するのかによって大きく違ってきます。以下、私の経験に基づいて書きます。

（１）トップ・役員へ提出する報告書

【内容】大口の商談、大きなトラブル、重大な環境変化、重大な情報（ライバル社の重大な動向）等
【形式・分量】Ａ４用紙１枚程度で要旨のみ（約200字程度）
【特徴】所見は必ずつける。また、すみやかに提出する

【ポイント】
立場が上の方は忙しいので、少ない文字数で専門用語など極力控えて、分かり易く書きます。また、経営判断に関わる内容であるので、報告書はいち早く提出する必要があります。所見を必ずつけ、判断の助言をします（偉い人は現場の詳細な事まで知らない事が多いので、現場担当者の意見をまず聞く事が多い）。自分の仕事が認められ、抜擢されるチャンスでもあるので、気合いを入れて書いてください。

（２）上司、先輩など部署内で出す報告書

【内容】商談、業務内容、出張、研修、トラブル、ライバル社の動向等、通常業務における報告
【形式・分量】要旨をＡ４用紙１枚程度、詳細内容を書く必要があれば、２～３枚作成
【特徴】所見は必要に応じてつける（必要かどうか聞く）、提出は翌日が望ましい。遅くとも数日以内が基本

【ポイント】
１. まず、報告目的にもよりますが、「簡単に書け」と言われれば、２００字以内（要旨のみで可）で書きます。「詳細に知りたい」と言われれば「要旨」＋「詳細内容」の構成で書きます。

２. 組織内の報告書を素早く作成するためには、形式・内容について、まず、「前例踏襲」すべきです。さもなければ、上司に形式を相談してから作成すべきです。

３. 何も指示がなければ、できるだけ詳細に書いた方が、後で業務の役に立ちます。特に、商談や業務報告は上司といえども、細かい部分が書かれていないと判断できないので、できるだけ詳細に書くべきです。

（３）お客さまに出す報告書

【内容】トラブル報告、調査報告　等、「会社」対「会社」で実施する報告
【形式・分量】要旨をＡ４用紙１枚程度、詳細内容を２～３枚作成
【特徴】所見は不要。提出は報告期限までに提出する

【ポイント】
１. 文書形式は２段構えです。要約を１枚作成し、詳細内容を別紙として作るのが基本です。提出先の社内での報告書利用方法を想定すると、この形式が喜ばれます。要約は上司などの立場が上の方へ、詳細内容は現場担当者が必要とします。

２. 形式、内容については、自組織向け報告書の何倍もチェックが必要です。事実誤認、間違いがあればトラブルになりえ、最悪の場合は訴えられることも考えられます。提出前に法務担当部署の確認を取るなどは常識ですので、自分の判断で勝手に提出しないことが大事です。

３. 加えて、注意を要するのが「儀礼に反しないか」の確認です。相手の心証が極端に悪くなります。 

【注意点】
１. 略称の使用は不可（（株)は株式会社、通称ではなくフルネームで書く）
２. 名前の間違い（漢字間違い、旧漢字が正しい　など）
３. 役職間違い（本来部長なのに課長とする　など）

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