最高のプロジェクトマネージャーと呼ばれるためには

 【ＩＴ系・理科系マネージャーのためのビジネス文書講座】

最高のプロジェクトマネージャーと呼ばれるためには

ＩＴ系・理科系マネージャーのためのビジネス文書講座（３）～報告書③

ＩＴ系・理科系マネージャーのためのビジネス文書講座 【３】

ＩＴ系・理科系マネージャーのためのビジネス文書講座（３）～報告書③

■報告書内容の注意点

１．内容に欠落・誤認がないこと
報告書は、内容に欠落・誤認があると役に立ちません。事実を正確に把握し、正確に記載することが重要です。下記のような項目を、報告書から漏らしたり、勝手に解釈して事実誤認しないことが重要です。

・数字（金額、日時、時期、数量　等）
・固有名詞（商品名、場所、名前　等）
・単位（千、万、円、ドル　等）
・相手の意志（反対、賛成、購入する、購入しない　等）

また、読み手に「悟ってもらおう」ということは基本的に、考えません。
相手は、自分の文書を「最も批判的に読む」と考える方が良いです。自分に都合良く相手が解釈してくれることはほとんどありません。報告書を書き上げたら、妥当かどうかを確認してください。

２．同じ内容はまとめて書く
３．希望的観測は厳禁
４．業務上、書くべき事は必ず書く（業務を知る）
５．報告書の中に「課題は何か？」が明確に書かれている

■それ以外の部分の注意点

１．宛名
役職の後に「殿」をつける組織とつけない組織がある。組織としての書き方を上司・先輩に確認すると良い。

２．氏名の記入と押印
報告書には自分の部署と名前を書いて、押印する。その際、印はまっすぐ（またはやや左向き（お辞儀をしているように？））に押すこと。

３．照会先電話
自分の名前の下に、内線表示などの連絡先を書く場合もある。

４．項番のつけ方
・「１」→「（１）」→「ａ」
・「１」→「１－１」→「１－１－１」など、これも、組織によってルールが決まっているので、それにしたがって書く。

５． 所見（所感）
 「所見」は、記す場合と、そうでない場合がある。「所見」は、伝えておきたい自分の意見がある場合や、先方の表情や態度など、場の細かなニュアンスを報告した方が良いと思った場合に、１文程度にまとめて書く。「所見」には自分の意見が入っても構わないが、極力、自分の主観や推測を入れないようにする。報告書は"事実"を報告するものなので、特に希望的観測は入れないほうが良い。

６. 添付資料
添付資料がある場合は、最後に日時・タイトル・ページ数を書く。資料には、ページ数を明記し、「別紙１」「別紙２」などのように番号を表示しておくとわかりやすい。


■提出を受ける側から見た報告書のポイント

上司は、報告書を読んだ後、次の行動にいち早く、そして確実に移りたいと思います。そのために、「報告書は早く欲しい」「課題は何か？を明確に書いて欲しい」と思っています。なお、課題を明確に書くためにはしっかりと「業務」を知っていないと書けませんので、文書は「仕事を写す鏡」といわれます。

☆次回はビジネス文書シリーズの続き、提案書作成についてお話します。
お楽しみに！

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