「新人の為の議事録の書き方（１）」

弊社代表舟橋の「新人の為の議事録の書き方」【1】

「新人の為の議事録の書き方（１）」

議事録の書き方で悩まれてる方が非常に多いようです。
弊社で文書研修を企業様で実施する際にも、「議事録を書けるようにして欲しい」というご要望が数多く寄せられています。

私も会社に勤めている２０代のころ（ＳＥでした）大変、議事録に苦しみました。
まず、どうやって書いていいか分からない。

先輩の書いているものを真似て作ったら、上司から「省略しすぎて、肝心の事が分からない！」とお叱りを受け、詳しく書いたつもりで出したら（土日かけました！）「お前の書いたものは、字が多い割りに肝心な事が書いていない」とお叱りを受ける始末でした。

思えば、国語は嫌いでした。また、漢字もあまり分かりませんでした（今もですが）。

とは言え、苦しい精神的修行の末、会得した「理科系や国語が苦手な普通の人向け」の議事録の書き方をご指南させていただきます。

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１．まずは思いっきり「メモを取ろう」

議事録は最初から「かっこよく」書こうとは思わない事です。まず、記録することから始めます。情報を集めるのが先決です。よく、雑誌などに「有名人のメモ」が出ていますが、最初からそれを真似るのはオススメできません。自分のスタイルを作っていくのをオススメします。

■誰でもできる「記録のとり方」
～会議のその場でノートに一字一句のがさず記録

ノート（ばらばらにならないタイプのものが良い）に１行とばしで、会議の最初から最後までを全部記録します。

とにかく、オヤジギャグであれ、余談であれ、すべて記録するのです。全身を耳にして、記録します。会議が終わるころにはヘトヘトになっている事でしょう。それでいいのです。（少なくとも「仕事に真剣に取り組む優秀なビジネスマン」はアピールできました！）これが、まず、第一歩です。

なお、「日付」「金額」はのちのち極めて重要です。「重要でないな」とか勝手に判断せずに残らず、記録しましょう。
また、「誰が言ったか」は後で分からなくなります。忘れずサインを付けておきましょう。

■「録音」から「文字おこし」は不可

書くのは面倒だし、漏れると怖いから「録音をして、後で直そう」というのはＮＧです。
時間がかかりすぎます。録音から文字におこすのは、３０分の会議で２時間ぐらいかかります。よっぽど重要な会議以外おすすめできません。

■ノートの文字を文章にしていく

（１）主語を加える

次にノートの文字に主語と述語を付け加えていきます。話し言葉では、主語が省略される傾向にあります。「誰が」「何をする」を意識して付け加えます。（そのために一行とばしで書くのです）

（２）文を意味が通るようにつなぐ

メモだけでは文章になりません。そこで関連性のあるメモをつなぎあわせていく作業を行います。ここまで終わると、なんとか、文章になってきていると思います。まずはおめでとうございます。

・・・１時間程度の会議だとすると、ここまでで会議後、更に１時間ぐらい作業する事になります。

何はともあれ、これで議事録作成の素材が完成しました！

※次回は「同じような内容の文章をまとめていく～意味の固まり作り」という話をしたいと思います。