新入社員研修　成功のヒケツ36話

 

新入社員研修　成功のヒケツ36話

【第８回】「訪問のマナー」（２）～「内定者に何を語るか」

【第８回】「訪問のマナー」（２）～「内定者に何を語るか」

■全体目次：「内定者に何を語るか」

【第１回】　「学生と社会人の違い」
【第２回】　「組織とは？」
【第３回】　「あいさつ」
【第４回】　「身だしなみ」
【第５回】　「表情・態度・姿勢」
【第６回】　「言葉遣い」　　　　
【第７回】　「訪問のマナー」（１）
【第８回】　「訪問のマナー」（２）(今回）
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【第９回】　「電話応対のマナー」
【第１０回】「ビジネス文書のマナー」
【第１１回】「Ｅメールのマナー」

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「内定者に何を語るか」、第８回の今回は「訪問のマナー」（２）です。、

【第８回】「訪問のマナー」（２）

■あいさつ

案内された応接室に面談相手が入ってきたらすぐに（座っていたら立ち上がって）あいさつをします。初対面同士であれば、名刺を交換します。

上司に同行してすでに取引のある企業にはじめて訪問する場合には、上司があなたを「私どもの○○です」と紹介します。このとき「はじめまして、○○と申します。」と名乗りながら名刺を差し出しましょう。

反対に自分は面識があり、上司は初めての場合もあります。このときはまず相手に「私どもの課長の△△でございます」と紹介します。

相手に対してまず、自分・自社側から名乗ることがポイントです。名刺交換の基本は、目下の人から、目上の人に差し出すのが暗黙のルールとなっています。

さらにここで気をつけなければならないのは、自分の上司を「△△課長」といわずに「課長の△△」と表現することです。

役職名には敬意が含まれていますから、商談中も「ただいま△△が申しましたように・・・」と役職をつけないようにしましょう。

上司も自分もはじめての場合は、上司から先に名刺交換をすることになります。相手に「どうぞ」と椅子を勧められてから「失礼します」といって着席しましょう。

このときに上座を勧められた場合には固辞せずその席に着席してもかまいません。お客様と上司と自分の立場をわきまえた敬語ができれば一人前といえるでしょう。

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■商談

いよいよ本題に入り、準備をしてきた内容の商談や打ち合わせをします。用件が終わったら「お忙しいところありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします」とあいさつをして辞去します。

◇訪問時の流れ～個人宅の場合

個人宅の訪問で、法人先との最も大きな違いは玄関先で用事が済む場合があることです。

また、お客様の生活時間の一部になります。その分、必ずしもアポイントメントの５分前に到着しなくてもよいなど多少の融通が利くこともあります。

しかし、当然早朝や夜遅くの訪問は避け、お食事時は外すなどの礼儀は必要です。客間に通されれば、基本的に法人先の場合と変わりません。脱いだ靴の向きを変えることを忘れないようにしましょう。

◇訪問時の注意

世間話といっても、年齢も経験も違う人との共通の話題を探すのは大変むずかしいことでしょう。ポイントは自分にとって関心のあることではなく、相手との接点となる話題を探すことです。天気の話題からその時々のニュース、地元の話題もよいでしょう。

また、個人宅を訪問するとお茶だけでなく、お菓子等がでることもあるでしょう。一緒にお食事をする機会もあるかもしれません。たとえ自分の嫌いなものであっても残さず綺麗に頂くようにしましょう。

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■名刺について

名刺はその人の立場を明らかにし、相手に印象づける意味でビジネスの場では欠かせない道具です。ビジネスマンの分身という側面も兼ね備えているので、扱い方によっては、相手に不快感を与えてしまうことも考慮しなければなりません。相手の前では名刺にメモを書いたりせず、ロゴや住所や名前に指が掛からないように両手で名刺の端を持つようにします。

商談中はテーブルの上にいただいた名刺を並べて置き、退席の時に自分の名刺入れに入れます。ここで置き忘れたり、ポケットや財布、定期入れにしまうのはＮＧです。

名刺入れはビジネスマンとして必要不可欠なアイテムとして購入しましょう。マチの大きいものをお勧めします。どんなときでも自分と会社をアピールできるようにきれいな名刺を１５枚は準備しておくのがベターです。

端が折れていたり、微妙に曲がっていたり、汚れたりしている名刺を渡しては第一印象がよくありませんからチェックも怠ってはいけません。男性はスーツの内ポケットに、女性はジャケットのポケットに入れておきましょう。

もし、名刺を忘れたり、たくさんの方がいらっしゃって途中で切らしてしまったら、帰社してからすぐに先方へ郵送しましょう。一言「先日は名刺を切らしておりまして失礼をいたしました」と手紙を入れることを忘れずに。

◇名刺を渡す際の注意点

名刺交換の際はテーブル越しに渡さず、立ち上がって必ず相手方に近寄って渡しましょう。細かい作法のように思えますが、大手の会社ほど、このような作法を重視する傾向があります。

名刺は見やすいように相手のほうに向け、名前が隠れないように持って自分の胸の位置へと出します。自分の名刺を右手で持ち、左手には名刺入れを持ちます。

右手で自分の名刺を渡し、相手の名刺は左の名刺入れの上で受け取った後、空いた右手も添えて両手で持ちます。実際に友人や家族などと何度も練習をしてみましょう。

名刺の受け取りの時に渡す側は・・・
『○○（会社名）の鈴木と申します』と社名と名前をはっきりと名乗り、
受け取る側は・・・
『ちょうだいします』と一言添え、相手の名前を復唱しましょう。

これは、読み方が何通りもある名前や難しい名前の際には欠かせないことです。名刺を受け取って名前を間違えるのはなんとしても避けなければなりません。最初に確認すれば問題ありません。

◇プライベート時の名刺の取り扱い

よく飲食店などでむやみに名刺を配る人がいますが、会社への電話やメール、DMなどが頻繁に送られてくるため、会社の名刺は基本的にビジネスシーンのみで配ることにしましょう。

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■複数対複数の名刺交換

先方も２名、自社側も２名の場合、名刺交換は誰から始めるのが良いのでしょうか？実はだれから名刺交換を始めるかも決まっています。

１．まずは両者の上司（上席者）同士
　※このとき、部下同士は待っていること

２．両者それぞれの上司（上席者）と相手側の部下
　※２組が同時進行します。

３．最後に部下同士

が正しい順番です。

お客様に対して"目下"の自社側から名乗りますが、複数名の場合は上席者から名乗ることになりますので、十分に注意しましょう。

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