新入社員研修　成功のヒケツ36話

整理整頓の大原則を今から教えておく

新入社員の方の中で、片付けや整理整頓が苦手な方は
いらっしゃいませんか？　これからもっと仕事が増えたら、
もっと乱雑になってしまいますので、今のうちに片づける癖を
つけていただきたいものですよね。

今回は、新入社員フォロー研修で人気の「仕事の進め方研修」
https://www.insource.co.jp/shinjin/sh_shigotonosusumekata_top.html
より、整理整頓の大原則についてお伝えいたします。
整理の最大の目的は、ムダな時間を作らないことです。
その為の主なポイントは以下の通りです。

■理想の状態を考える

何をどこに置くかは、業務内容やその使用頻度などによって
変わってきます。現状を踏まえ、どのような配置が理想的なのか、
あるべき姿なのかをまず考えます。

■ルール、期間を決める

理想に基づいた配置、管理方法を決めたら、理想の状態を
維持するための努力が必要です。
使ったら戻す、新しい書類が来たら決まった場所に保管する、など
導線や保管期間などのルールを決めます。

■思い切って捨てる

整理をする上で一番難しいのが捨てることです。
捨てていいものか悪いものかの判断をつけづらいことが
「捨てられない」原因です。自分だけで判断できないのであれば、
「捨てられないものリスト」を作った上で上司に確認するのも
一つです。また、スキャンをしてデータで残しておくという手段もあります。

■誰が見ても分かる状態を作る　～検索性

書類・データに関わらず、保管する際は必ず他の誰が見ても分かる状態
での保管を心がけましょう。自分でも、時間が経つと忘れてしまうことは
多々あります。具体的には、わかりやすいファイル名や
ファイリングの際にわかりやすくタグをつけておくなどです。

■毎日続ける

何らかのルールを決めたら、毎日続けましょう。
３日坊主になってしまうと、片づくものも片づきません。

次回に続く。