新入社員研修　成功のヒケツ36話

「仕事が上手くまわせない」悩み１

今回は、新入社員の悩みで多い「仕事が上手くまわせない」について、当社が研修でどのようにお伝えしているか、ということをお送りいたします。（新入社員なのだから、「仕事は上手くまわせない」のは当然なのですが・・・でも実際に、こういうお声が多いんです。）

■仕事をはじめる前に段取りを考える

進め方の手順も考えずに取り掛かかってしまうと、「この数字がない」「あの資料が必要」などと仕事が中断したり座礁してしまうことが少なくありません。まず、何をすべきなのか、どう進めるのが最短なのか、それを実行するためには何が（誰が）必要なのか、あらかじめ考えることが必要です。これがいわゆる「段取りを立てる」と言うことです。

例えば拙速な進め方が招く非効率なことには、次のようなことがあります。
・しまった。この数字が必要だった。
　けどもう○○さんは帰ってしまった・・・
・これはさっき調べたマニュアルに書いてことだ。
　また書庫まで取りにいかないと
・この仕事って、こんなにやることあったんだ！
　締切に間に合わないかも・・・

■段取りに必要なもの

１．仕事の目的
仕事の質を決めるのは、「期限」ではなく「目的」です。たとえ、どれだけ時間がなくても、「お客さま向け資料」などは、手を抜いて作るわけにはいきません。仕事の目的（誰がいつ何のために）を確認し、進め方を考えます。

ただし、多くの場合「仕事の目的」まで指示内容に含まれていません。「教えてくれないからわからない」のではなく、教えてくれない場合は自分から訊くことで解決します。

２．締切
「忙しいところごめん。これ２０部コピーお願い」なんて言う、小さな仕事については、締切が省略されて依頼を受けることもよくあります。しかし、締切がない仕事などありません。どんなに小さな仕事でもしっかりと締切を確認します。