ファイリング～重要書類には受領した日付となぜ重要かをメモする

新人に伝えたい「やりすぎマナー」【３】

ファイリング～重要書類には受領した日付となぜ重要かをメモする

従来守るべきとされていたのは、ビジネスパーソンにとっての必要最低限のマナーです。しかし、「できる」ビジネスパーソンになるためにはさらに上をいく「ちょっとやり過ぎでは・・・」と思われるくらいのマナーが必要なのです。

このシリーズでは、いろいろなシーン別に、レベルに合わせた動き方をお教えいたします。あなたの周りの新人がどこまでできているか確認してみてください。さらにレベルアップを期待する新人には、プラスαのマナーを伝えてあげて下さい！

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■今日のテーマ

ファイリング～重要書類には受領した日付となぜ重要かをメモする

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レベル１：ビジネスパーソンとして気をつけるべき事項（当たり前）
レベル２：さらにレベルアップを期待される新人が気をつけるべき事項
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レベル１
（１）書類の平積み厳禁
（２）ファイリングを後回しにしない
（３）重要で日付の近いものから手近なところにおく

レベル２
（１）ＰＣにデータがある書類は原則廃棄、なければスキャナーでデータ化
（２）特に整理が苦手であれば、分類に「その他」を作らない
（３）他の人に必要な書類は半日以上滞留させずに回す
（４）重要書類には受領した日付となぜ重要かをメモする

■解説

ファイリングとは、「早く正確に」仕事をするための有効なツールです。しかし、わかっていてもなかなか要領よくできないものです。

まずは、後工程がある書類（次に作業者がある書類）等は自分のところで滞留させないことを教えます。さらにレベルアップを期待される新人には、保存しておくべき書類に受領した日付とメモやサインをつけておくことを教えましょう。例えば、重要・○月廃棄・要回答ど、付箋の色を決めてサインをつけると判別しやすくなり、後々便利です。

以上のことは、一つ一つはそれほど難しいことではありませんが、もっとも大事なのは、とにかくこれを面倒くさがらず、毎日続けていくことですね。

☆来週につづく