やる気を見せる一文を入れる

新人に伝えたい「やりすぎマナー」【28】

やる気を見せる一文を入れる

従来守るべきとされていたのは、ビジネスパーソンにとっての必要最低限のマナーです。しかし、「できる」ビジネスパーソンになるためにはさらに上をいく「ちょっとやり過ぎでは・・・」と思われるくらいのマナーが必要なのです。

このシリーズでは、いろいろなシーン別に、レベルに合わせた動き方をお教えいたします。あなたの周りの新人がどこまでできているか確認してみてください。さらにレベルアップを期待する新人には、プラスαのマナーを伝えてあげて下さい！

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■今日のテーマ

連絡Ｅメールの書き方～やる気を見せる一文を後半に入れる
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レベル１：ビジネスパーソンとして気をつけるべき事項（当たり前）
レベル２：普通より頑張る必要があると思う人が気をつけるべき事項
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レベル１
（１）件名は２０字程度で、日時、用件を具体的に書く
＜例＞"●月×日（△）××時お打ち合わせの件"

（２）メール本文にも宛名を省略せず書く
　「会社名」＋「部署」・「役職」を、省略せず書く
＜例＞"××産業株式会社●●部課長××××様"

（３）まず名乗りをお礼とともに書く
　"いつもお世話になっております。○○の××でございます"と名乗り、その後、"先日はお忙しい中、お時間をいただき、誠にありがとうございます"　と記述する。（時候のあいさつなどは省略して良い）導入部分は"標題の件について、以下の通りご連絡いたします"から書き始める。
　
（４）連絡事項は箇条書き、１行は３０～３５字、２００字以内が基本
　日時、場所、内容、参加者について整理して書くこと。

（５）終わりは、「以上、××のほどよろしくお願い申し上げます」
　"以上、ご確認のほどよろしくお願いいたします"

（６）メールの最後に署名を入れる
　差出人の会社名・所属・部署・名前、会社の電話番号、ＦＡＸ番号、Ｅメールアドレス、あればホームページアドレスを入れる
＜例＞
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株式会社インソース営業部 ○○　○○○
東京都千代田区内神田錦町１－１９－１
TEL：03-××××-××××　FAX：03-××××-××××　〒101-××××
mailto　:　メールアドレス@insource.co.jp
home page : https://www.insource.co.jp/

◇Ｅメールの大原則～ビジネスでは、まずは電話が鉄則

（１）さまざまな連絡、会議、商談内容などを記録として残す場合はメールが便利
（２）お詫び、督促、交渉は原則メール厳禁
（３）感情を伝える言葉は必ず電話
（４）メール送付後、電話で到着確認

ビジネスでは、原則、メールより電話を多用します。その理由はメールでのやりとりより、電話の方が短時間で用件が済み、合理的だからです。ただ、メールを使う方が望ましい場合もあります。たとえば、忙しい相手に先にメールで概要を伝えておき、先方の手が空いているときに内容を確認、検討してもらい、改めて電話で検討結果を確認すれば、仕事を速く進める事ができます。また、会議や商談の内容を整理して上司に報告したり、先方に伝える場合にもメールは有効です。

しかし、お詫び、交渉、クレーム対応などは、訪問や電話で行うのが鉄則です。また、叱責、問題点の指摘など相手の感情を害する可能性のある内容は絶対にメールを使ってはいけません。メールでは当方のニュアンスが十分に伝えられず、悪く取られるからです。また、メールを送った後は、到着確認の電話を入れます。そうすると、相手からも信頼されます。

レベル２
（１）送信者名「お世話になっております＋自分の会社＋所属、名前」と設定。
＜例＞"お世話になっておりますインソース田中でございます"
（２）宛先には敬称をつけてアドレス帳に設定し直す。
＜例＞"グレイトフル産業営業部課長下林紀子様"
（３）やる気を見せる一文を入れる
＜例＞"弊社一同、本システムを１日でも早く開発し御社の業績向上に貢献させていただきたいと考えております"

■解説

ビジネスＥメールの基本は「連絡メール」です。単なる「連絡メール」であっても「全力で取り組んでいる事を示す」１文を加えるだけで、「やる気」を示す事ができるということに気づいている部下は、期待ができます。

また、メールを書き終えたら、必ず全体を見直すべきことを徹底させましょう。間違いチェックはもちろんですが、「思う」「だろう」「でしょう」などあいまいな表現がないかチェックさせましょう。ビジネスにおいて「あいまいに伝える」のは回避すべき事です。

☆来週につづく