ＰＣを効率的に使いこなすコツ

新人に伝えたい「やりすぎマナー」【31】

ＰＣを効率的に使いこなすコツ

従来守るべきとされていたのは、ビジネスパーソンにとっての必要最低限のマナーです。しかし、「できる」ビジネスパーソンになるためにはさらに上をいく「ちょっとやり過ぎでは・・・」と思われるくらいのマナーが必要なのです。

このシリーズでは、いろいろなシーン別に、レベルに合わせた動き方をお教えいたします。あなたの周りの新人がどこまでできているか確認してみてください。さらにレベルアップを期待する新人には、プラスαのマナーを伝えてあげて下さい！

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■今日のテーマ

ＰＣを効率的に使いこなすコツ～マウスを極力使わず、ショートカットを駆使
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レベル１：ビジネスパーソンとして気をつけるべき事項（当たり前）
レベル２：普通より頑張る必要があると思う人が気をつけるべき事項
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レベル１
●大前提
（１）１０分ごとにデータ保存！
（２）１分間でローマ字２００字以上入力必須
（３）Ｗｏｒｄは文章が書ける、Ｅｘｃｅｌは表が最低限作れるようになる
（４）提出前に印刷チェックする
（５）データ提出先の、Ｗｏｒｄ・Ｅｘｃｅｌバージョンに配慮する
（６）使用頻度の高い用語は単語登録する

●Ｗｏｒｄ
（１）Ｓｐａｃｅキーに頼り過ぎない、インデントタブを使用
（２）かな入力⇔ローマ字入力で困ったらＡｌｔ+カタカナひらがなローマ字
（３）入力すると元の文字を上書きしてしまう場合は『上書きモード』オフ

●Ｅｘｃｅｌ
（１）セル内改行はＡｌｔ+Ｅｎｔｅｒ
（２）印刷範囲・形式を指定しなければまともに印刷できない

レベル２
（１）ショートカットを駆使してマウスをなるだけ使わない

【ショートカットの一例】（Ｗｉｎｄｏｗｓの場合）
・文書を保存する　Ctrl + S
・文書を印刷する　Ctrl + P
・文書全体を選択する　Ctrl + A
・直前の操作を元に戻す　Ctrl + Z
・文字列もしくは図のコピー　Ctrl + C
・文字列もしくは図のコピー　Ctrl +V
・文字を太字にする　Ctrl +B
・文字列に下線をつける　Ctrl +U
・直前の操作を繰り返す　F4

■解説

今どきの新人は、上司よりもパソコン操作に長けている人も多いようです。細かい操作は教えられなくても、学生の頃とは違う意識を持ってもらうことが上司の役目です。

例えば、学生の頃はデータが消えてしまうということは、自分自身がショックを受けるだけのことだったかもしれません。しかし、社会人の場合、組織全体の業務に支障をきたすことにつながります。ですから、仕事で使うデータは、周りへの影響も考え、１０分ごとに保存するように伝えます。

そして、エクセル関数を駆使するより先にショートカットを駆使して短時間で正確な作業を目指してもらいます。後は、周りの方に確実にデータを共有できるよう、印刷表示や画面表示形式の確認をしておきましょう。

☆来週につづく