詳細内容の注意点

新人・若手の文章力を上げる報告書【4】

詳細内容の注意点

■詳細内容のポイント

詳細内容は、報告の「内容要旨」の部分を受けて、さらに詳細な内容を説明する所です。

本文の形式は「見出し」→「小見出し」→「説明文」の３つの階層からなる三角形のピラミッド構造となっています。「見出し」の説明が「小見出し」、「小見出し」の詳細が「説明文」と、下に行くほど説明が詳細になっています。

逆に見れば「説明文」の要約が「小見出し」、「小見出し」の要約が「見出し」であり、下位の文章を先に書いて、徐々に上位の見出しをつけていく作業を順々に実施していけば、詳細内容を楽に書くことができます。

■詳細内容の注意点～内容に欠落・誤認がないこと

報告書において、内容に欠落があっては、役に立ちません。

「数字」（金額、日時、時期、数量　など）
「固有名詞」（商品名、場所、名前など）、
「単位」（千、万、円、ドル、グラム、Ｋｇなど）
「相手の意志」（反対する、賛成する、購入する、購入しないなど）

を報告書から漏らしてはいけません。

また、これらの数字、固有名詞、単位、相手の意志を勝手に解釈して、事実誤認しないことも重要です。誤認によって、今後の動きが違ってくる可能性があるので、事実を正確に把握することはきわめて重要です。

誤認を防ぐには、メモを取るときに、重要だと思う点にサインをつけておき、商談・会議の終わりに再確認するのが望ましいでしょう。

さらに、いい報告書を書くためには業務を知ることが近道です。

「課題は何か？」ということが明確で、業務上書くべきことがしっかり書かれていることはもちろん、相手にわかりやすい文章を書くことを心がけます。

ビジネス文書では相手は、自分の文章を「最も批判的に読む」と考えるべきです。相手に「悟ってもらう」、「自分に都合良く、解釈してもらう」ということを期待してはいけないのです。

■それ以外の部分の書き方

（１）宛名：

「役職＋氏名＋様」と「氏名＋役職＋殿」などのバリエーションがあります。一般的には、組織としての書き方を上司・先輩に聞いてください。

（２）氏名の記入と押印：

報告書には自分の部署と名前を書いて、押印します。その際、印はまっすぐか、やや左向き（お辞儀をしているように見えるため）に押します。

（３）照会先電話：

自分の名前の下に、内線表示などの連絡先を書く場合もあります。

（４）項番のつけ方：

・「１」→「（１）」→「ａ」
・「１」→「１－１」→「１－１－１」

組織によってルールが決まっているものなので、それにしたがって書きます。

（５）所見（所感）

「所見」は記す場合と、そうでない場合があります。伝えておきたい自分の意見がある場合や、先方の表情や態度などの場の細かなニュアンスなどを報告した方が良いと思ったら、それを１文程度にまとめて書きましょう。

「所見」には自分の意見が入ってもかまいませんが、主観や推測はできる限り慎みましょう。報告書は"事実"を報告するものです。特に希望的観測は厳禁です。

（６）添付資料：

添付資料がある場合は、最後に日時・タイトル・ページ数を書きます。資料には、ページ数を明記し、「別紙１」「別紙２」などのように番号を表示しておくとわかりやすいでしょう。

☆次回もお楽しみに