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【インソース営業部'瓦'の【研修"かわら"版】～新人・若手職員様に！！新作「タイムマネジメント研修」

新入職員研修も一段落し、研修ご担当者さまはほっと一息ついていらっしゃるところでしょうか。

フレッシュな新入職員様も、それぞれの職場でがんばっていらっしゃることと存じます。入庁直後は大変にお忙しいと思いますが、今ががんばりどころ。１～２年もたつと、大分早く業務をこなされるようになられることでしょう。

とはいえ、仕事はその経験とともに「増える」もの。ひとつの業務をスピーディーに片付けられるようになっても、どんどんと次の仕事が降って来ます。

特に、新人・若手職員様にとっては、その「次の仕事」が「初めての仕事」であることも多いのではないでしょうか。

そんな時、「これまでやってきた」仕事のスピードをいかに早く終わらせられるかが、「仕事を早く終わらせる」カギになってきます。特に、単調に見える作業ほど、「ムリ・ムダ・ムラ」がないかを検討し、改善していくことが必要になってきます。

今回ご紹介する【新・タイムマネジメント研修】は、いわゆる「時間管理」の一歩手前の研修です。すなわち「日常業務をすばやく終わらせる」ための２日間の研修です。新入・若手職員様にぴったりの研修だといえるでしょう。

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■時間の重要性を知り、「早く仕事をこなす」方法を考える

ビジネスの現場にいるものにとって、スキルアップとは、すなわち「数多くの仕事を高いレベルでできるようになること」です。

つまり、ビジネスパーソンとして成功したいなら「ひとつの業務をなるべく早く終わらせて次の仕事に移ることができる」ことがとても重要なことだといえます。

本研修の冒頭では、自分のコスト・時間の使い方を改めて考えるとともに、早く仕事を終わらせるために「仕事の受け方」「仕事の進め方の手順」について意識を高めます。

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■早く考え、早く書くために

仕事とは、じっくり時間をかければその品質が上がるものだとは一概には言えません。限られた時間の中で、最大限の知恵を絞って考えた方が良いアイデア・成果が出てくることも多いのです。（事実、この文章も締め切りぎりぎりで必死で書いています！！）

その際に「論理的に」物事を考える力を持っていれば、頭の中ですばやく思考の整理ができます。そこで、「すべての仕事の大前提としての」ロジカルシンキングについて、最初に学んでいただきます。

その後、個別のスキルのスピードアップを図ります。

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■個別のスキルとは

この研修では、どんな職種のどんな部門の方でも必要になってくる次の３つの業務について「早く終わらせるために」何をすべきかをお伝えします。

まず、「ビジネス文書」です。これは庁内・庁外文書といった正式な文書だけではなく、日常のあらゆる場面で作成する文書を想定しています。

「自分の立場・読む相手を踏まえ」、端的でわかりやすい文書を、誤りのないように仕上げることができれば、いわゆる「書き直し」の手間も省け、大幅な時間短縮になります。

また「電話応対」をスムーズに行うことも、「効率アップ」のポイントです。

たとえば、外出している職員宛に電話がかかってきた時、相手に聞いておかなければいかないことをきちんと把握していれば、その相手に何度も同じことを聞いたり、かけ直したりする時間が短縮できます。

また「相手に不快を与えない」応対をすることで、「クレームの発生」も防げますし、それにとられる時間を創出してしまうこともありません。

そして、「早く話す」ことも大切なことです。もっともこれは、「早口」になることではありません。

自分の伝えたいことを、的確に、相手に理解されやすく伝えること。これが重要です。

「話す前」にきちんと準備をしないといけないこと、相手への配慮をもって伝えないといけないこと、そして何より「早く報告する＝ホウレンソウ」が大事であることを、具体的にご説明します。

以上３つのスキルは、自分自身の時間の短縮になるばかりか、相手の時間もムダにしないことになり、友好なコミュニケーションの構築にも非常に効果的といえるでしょう。

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■仕事を早く終わらせるために、目標を立てる

研修の最後は、「目標の設定」です。受講者個人が「ムダな時間をかけているな、もう少し早く終わらせたいな」と思っている部分を、改善するために何をするか、はっきりとしたスケジュール感を持って、計画していきます。

作成したシートは、研修後各職場に持ち帰り、実践することが重要ですが、研修中に詳細にシートを作成しますので、即「次の日から」実行できます。

以上が主な研修のながれです。新人フォローアップ・採用２～３年目研修に最適な研修です。今年度のフォローアップ研修の内容が決まっていらっしゃらない自治体様にもぜひオススメしたい研修のひとつです。

☆新作「タイムマネジメント研修」☆