「ケース１：市庁舎建替えに関する住民説明会」

実践事例で学ぶ・成功する自治体職場のプレゼン(全４回) 【1】

「ケース１：市庁舎建替えに関する住民説明会」

『月刊ガバナンス』2006年10月号掲載
～実践事例で学ぶ・成功する自治体職場のプレゼン（全４回）～
【第１回】「ケース１：市庁舎建替えに関する住民説明会」

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≪ケース1：市庁舎建替えに関する住民説明会≫

はじめて市民説明会を任されたAさん。懸命に資料を作り、自分なりにシュミレーションもした。準備万全のつもりで、いざ会場へ。
しかし、緊張で顔はこわばり、手も震えがち。市民の顔もまともに見られず、黙々と分厚い資料を読む...。
発表途中で、市民からは野次が飛び、場内は険悪なムードに。
さて、こんなときどうすればよいか。

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■２０代、自分のプレゼンは意味不明と言われた！

プレゼンテーション（以下、プレゼン）でお困りのみなさんが多いと思います。
「人前で話すのは苦手だな」「できれば人前で話したくない」
こんな声が聞こえてくる気がします。

現在、プレゼンの講師をしている私ですが、２０代のころは、「お前の話は意味不明だ」「しどろもどろで人前に出せない」と言われ続けてきました。今でも、人前に出るのは勇気がいりますし、あがり性は治っていません。

しかし、こんな私でも多数の修羅場をくぐり抜け、その結果、ほどほどうまくなり、ビジネスの成果を上げてきました。そんな経験と現在の多数のプレゼン指導実績を踏まえ、実践プレゼンのポイントをお話したいと思います。

■プレゼンは業務知識＋一般常識＋伝える技法

プレゼンに必要な要素の７０％は、仕事の「業務知識」と社会の「一般常識」です。あとの３０％だけが「伝える技法」です。それもかなり「自分流」で問題ありません。

下手な人は下手なプレゼン、頭のいい人は頭のいいプレゼン、根回しのうまい人は話さなくても良いプレゼンがあります。プレゼンの目的は「相手に話を理解させ、賛同を得る事」です。

伝える技法で必要なのは、「美しい話し方」ではなく、その人なりの「説得の方法」です。
アナウンサーのように流暢な話し方ができればそれに越したことはないですが、そもそも、プレゼン目的は、「自分の考えを正確に他者に伝え、それを相手が理解し、相手の賛同を得る事」です。
相手に「あんたの話はわかった。賛成するよ」と言ってもらえるだけでいいのです。

今回は、最低限の努力でわかってもらえるプレゼンについて、現場事例を踏まえ、考えてみます。

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≪ケース1：市庁舎建替えに関する住民説明会≫

Ｘ市では築５０年の庁舎建替えを検討中です。本件に関する各地区住民説明会を開催する事ことになりました。
Ｙ地区の説明責任者に選ばれたのは、技術系職員で東京出身のＡさんです。今まで説明会の経験がなく、この地方の出身でもないこともあり、Ａさんは不安でいっぱいです。

住民説明会には、高齢者を含む多数の来場者が集まり、冬の夜６時にスタートしました。
うすら寒い説明会場ではコートを着る人もちらほらいます。Ａさんの顔は、緊張でこわばったままです。

当日配布した分厚い、細かい字がびっしり書かれた資料を、専門用語を交えながら、順を追って、淡々とうつむきかげんに説明しています。

会場からは、「寒い！」「話が良く分からない！」「住民メリットが分からない、市職員のエゴで建替えるのではないか？」などの野次も飛び、険悪なムードになっています。
なぜ、こんな状況になったのでしょうか？どうすれば良かったのでしょうか？

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■住民を主役とし、来場者に配慮した資料を準備する

まずは資料の準備です。現実問題として、良いプレゼンペーパーがあれば、多少話がまずくてもしのげます。特に資料作りが得意な方は、腕の見せ所です。

２０分程度のプレゼンテーションであれば、Ａ４用紙で最大４枚ぐらいの資料を用意します。
このとき、「分厚い」資料は厳禁です。聴衆は資料をめくるだけで疲れてしまうからです。
資料はできるだけ少ないのが基本です。

内容としては、順次ご説明しますが、特に注意したいポイントを２点あげます。

（１）字の大きさは原則１２ポイント以上

ズバリ、来場者に５０代以上の方がいる場合、大きな字で書いた資料にすべきです。想像以上に高齢者にとって、小さな字は苦痛です。なにより、資料が読めなければ、「しゃべり」だけで、説明会に臨むことになり、不利です。

（２）資料の「主語」は住民にすること

皆さんは知らず知らずのうちに、「お役所言葉」を使っています。実はこれが住民にとってはあまり気分の良いものではありません。
今回のケースで言えば、「住民のみなさんにご利用いただく市役所」というように、住民が主役の言葉遣いで書くようにしましょう。

■聴衆に配慮して、聴く環境を快適にする

次に、一般常識として、聴衆への配慮を行うことが絶対条件です。
この場合、「寒い」のは、論外です。経費節減もわかりますが、風邪など引いては大変です。会場準備段階で、暖めておくべきです。
話す前に聴衆を敵に回さない事です。

　（つづく）

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