官公庁・自治体・独法：研修ニュース

「タイムマネジメント研修」～仕事を分類し、最適な時間管理を考える編

【職員の方のお悩み】

（１）予定外、想定外に事務量の多い仕事が入ってきた際に、時間的制約の中で時間的優先順位がつけられない。どのように仕事の進行管理すればよいか？

（２）緊急性（期限が短い等）を要する仕事が突発的に入り、業務が重なる場合。⇒優先順位の付け方に問題あり。

（３）日常業務に追われ資料作成・資料整理・部下後輩の教育・指導する時間が取れない

（４）窓口、電話対応等が多い時は計画通り進まない。時間に余裕があり、じっくり考えないと出来ない仕事は日々の仕事に追われ後回しになりがちで、年間計画をたてても、余裕を持って仕事をすることが難しい。

⇒緊急ではないが、重要な仕事をどうするかが「時間管理」の"勘所"

【お悩みに対するインソースの"ソリューション"】

■１■「仕事の優先順位の付け方」～緊急度・重要度の４つのマトリクスで、仕事の優先順位を付ける

仕事を整理する場合、「緊急」／「緊急ではない」という項目と、「重要」／「重要ではない」という項目で仕事を４つのマトリクスを使って、優先順位を付けることが効果的です。

■２■「仕事の優先順位の付け方」～緊急ではないが、重要な仕事をどうするかが「時間管理」の"勘所"

「緊急かつ重要」は、すぐに手をつけるでしょうから問題はありません。時間管理の力が問われるのは、仕事の全体像を把握した上で、「緊急」の仕事をいかに手早く済ませ、「緊急ではないが重要」な仕事にいかに注力できるかということです。研修では、そのような時間管理の"勘所"をふんだんにお話しします。

■３■「仕事を４つに分類し、それぞれに最適な時間管理をする」

１．「こなす仕事」（見積書作成・資料整理・会議の準備など）

２．「考える仕事」（提案書作成・企画立案など）

３．「完全に相手によって時間を拘束されてしまう仕事」（会議・商談など）

４．「拘束されはするが、少しなら時間を自由に使える仕事」（移動・出張など）　　

・・・のように、仕事を上記の４つに分類し、それに適した業務管理方法を習得するだけの簡単な内容です。

また、ワークを通じて、上記の４つの分類を実際の仕事に当てはめ、それぞれ時間管理法を具体化するので、研修で学んだノウハウの再現性が高くなっています。

【受講者の声】

・限られた時間の中で、効率良く仕事をしていくためには、一つ一つの仕事を見つめ直す時間を持つ事が大切だと気づきました。また、コミュニケーションを密かにとり、人間関係を円滑にすることを大事にしていこうと思いました。

・研修のはじめにあった、（１）どんなところでもやっていけるタフさ、（２）生き方を変えるポイントが印象に残っています。人生は時間の使い方なのでこの研修は私が今最も求めているもので、内容も期待を裏切るものではありませんでした。講師の方の今までの経歴を基にした内容も実社会の事例を基にしたもので、この研修には最適だったと思います。たくさんの人に受けて欲しい研修です。

・今回の研修は仕事の管理のノウハウからメンタル面まで幅広くかつ具体的にまとめられていたと思います。また他の参加者の考え方・悩み等を共有できたことは刺激になるとともに勇気づけられた面が多々あり、よかったです。

・日々の業務に直接活用できると感じたため早速来週から実践していきたいと考えている。より良い人生を作っていくうえでタイムマネジメントの重要性を再認識しました。無駄な時間を有効活用をしていきたいと思います。

・マネジメントの観点から見た目標の具体的な立て方がわかったので、大変勉強になりました。上の人が下の人が話しやすい環境を作ってあげることが大切という言葉が心に残りました。仕事の重要度＝緊急という意識を持っていたので別で考えるという点が面白いと思いました。

インソースの「タイムマネジメント研修」で、自分に合う時間管理手法を是非身に付けてください！

■「タイムマネジメント研修」～仕事を分類し、最適な時間管理を考える編

■その他の「タイムマネジメント研修」ラインナップ