官公庁・自治体・独法：研修ニュース

成功する自治体職場のプレゼン（２）

プレゼンは「業務知識＋一般常識＋伝える技法」であり、「相手に話を
理解させ、賛同を得る事」が目的です。

◇前回のケーススタディ
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
───「ケース１：市庁舎建替えに関する住民説明会」────┓

はじめて市民説明会を任されたＡさん。懸命に資料を作り、
自分なりにシミュレーションもした。準備万全のつもりで、
いざ会場へ。しかし、緊張で顔はこわばり、手も震えがち。
市民の顔もまともに見られず、黙々と分厚い資料を読む・・・。
発表途中で、市民からは野次が飛び、場内は険悪なムードに。
さて、こんなときどうすればよいか。

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前回は住民を主役とし、来場者に配慮した資料を準備するところから、
聴衆に配慮して、聴く環境を快適にするところまでお伝えいたしました。
さて今週はいよいよプレゼンのスタートです！

■プレゼン開始～笑顔、方言などで「われわれ」の関係を構築すること

住民説明会などのプレゼンテーションでは、いきなり本題に入るのは
得策でありません。まず、話者と聴衆の間の関係作りが必要です。

具体的には、にこやかな笑顔（絶対笑顔で！）で、本題とは少し
それた話、例えば自分と地域の関係などを先に述べて、「あなた」と
「私」の関係を近づける努力が必要です。

親近感が増せば、「この人の話を（好意的に）聞いてやろう」という
意識が高まります。方言、同郷意識などを活用すべきです。地域の
言葉は効果的です。無理に標準語で話をする必要はありません。
冷ややかな状況を「あっためる」にはまず、「われわれ」という意識づくり
からです。

例えば、「お寒い中、ご来場誠にありがとうございます。寒いときは
遠慮なく、おっしゃってくださいね。私の父もここの地域出身なんです。
子供のころよく来ましてね。」というように、人として相手に配慮した
内容、地域と自分のつながりを自分の言葉と笑顔を交えて伝えます。

■こちらの話を理解してもらう工夫をすること

以下は、プレゼン資料を作る際にも重要です。
あわせて考慮してください。

（１）専門用語、業界用語、カタカナ禁止

「専門用語」を使う際は要注意です。話を聞いて「楽しい」とは、
話の内容が無理なく「わかる」事です。「わからない」と「つまらない」
のです。よって、専門用語、カタカナ語は、原則使わないで話します。
もし、どうしても使わざるを得ない場合は、「ひらがなことば」で
補足説明します。

（２）資料の取り扱いをナビゲートしながら、ゆっくりとしたスピードで話す

聴衆は、自分の話を聴くのが今日「はじめて」という事実を忘れては
いけません。また、ページをめくるなど、資料の取り扱いにも当然慣れて
いないので、話すスピードは資料を目で追うスピードにあわせて、比較的
ゆっくり話しましょう。

（３）話す分量は資料の４分の１程度にすること

「順を追って、淡々と」資料を全部読まれては、聴衆も退屈です。
だいたい、資料を読むスピードは耳で聞くスピードの４～５倍ですから、
資料は４分の１程度読むだけで十分です。読んでいく際にも、書いて
あるままではなく、少し短く言い換えて伝えると、話が頭に
入りやすくなります。

（４）話す際の最大のポイントは「目線」と「笑顔」

４０字に一度目線を上げ、首を左右に振りながら話すのがポイント
です。「うつむきながら」話してしまっては、せっかくのプレゼン準備が
水の泡です。弊社で実施しているプレゼン研修の中でも、一点凝視で
話したり、目線が資料から全く上がらないなど、「目線のトラブル」を
かかえている受講者が実に多いものです。

これが信頼感を失い、プレゼンをつまらないものにする最大の元凶です。
正しい方法は、聴衆全てと目線を合わせる様に話しかけることです。
そうする事で聴衆の興味を引き、信頼を得る事ができます。
具体的には、目線を左右にするより、首を左右に振るように意識して
話すとカンタンです。

加えて言いますと、目線を上げる（聴衆を見る）と、自然と口が閉じ、
丁度良い間が作れます。４０～５０字話すたびに一度顔を上げて、
聴衆を見るようにすると、話が分かりやすく、信頼感も高まります。

その際、聴衆に向けた顔は「笑顔」であるべきです。
その理由は言うまでもないでしょう。

実際、自分がそんな風に他の人に映っているとは想像できない
ものです。ですから、一度、ビデオカメラで自分のプレゼンを撮影し、
チェックしてみる事をお勧めします。

■「具体的なメリット」を「組織の代表として切々と」語ること

「住民メリットが分からない」。こう言われてはつらいですね。
「良く考えれば、住民のみなさんもメリットがわかるはずだ！」とか
「住民は考えが足りない」と考えてはいけません。聴衆の賛同を
いただくには、メリットを３点程度、具体的に、最初に伝えるべきです。

その際、「組織の論理」、「法律が理由」などを強調しないことです。
あくまで、住民メリットを具体的な数値で訴えることが必要です。
「将来地震が起きたら困る」より、「市庁舎が地震で倒壊しては、
被災者の救援が遅れ、この町での死傷者が１００名増えてしまう」
という様な数値化した説得が必要です。

加えて、この話を分かっていただこうという「熱意」が重要です。
組織の代表として、熱意を自分の言葉で語る姿勢が聴衆の心を
打ちます。

次回は、ケース２「残業時間削減に関する緊急庁内会議」について、
お知らせいたします。どうぞご期待ください。