官公庁・自治体・独法：研修ニュース

 

官公庁・自治体・独法：研修ニュース

報告・連絡・相談の「適切なタイミング」とは？

報告・連絡・相談の「適切なタイミング」とは？

前回、報告・連絡・相談は「適切なタイミング」で「簡潔で分かりやすい」ということが大切であるという話をしました。「適切なタイミング」で報告するためには、自分自身が事案の重要度と緊急度を理解していなくてはなりません。


■重要度の低いもの

重要度が低いものは、上司の都合が良さそうなタイミングを見計らって報告します。

「報告がありますが、今よろしいですか。急ぎではありませんので、後でも結構です」と、確認（配慮）があれば、上司は助かるものです。

メールを活用するのも手です。ただし、読まれないことを前提とすべきです。送りっぱなしは無責任の典型です。最低でも「メールをお送りしましたのでご覧ください」という声かけがないようでは、上司の信頼は得られません。


■重要度の高いもの

お客さまに関すること、会社のリスクとなる情報など、緊急を要することは、どのような状況であっても、真っ先に報告します。

その際は、「係長、緊急のご報告です」と、まず断った上で、報告します。通常であれば、上司は耳を傾けるはずですが、状況的に時間が確保しにくい状況であれば、「一言」で報告します。

「○○が発生しました。現在□□の対応を行っています。」

資料やメモを手渡すのも手でしょう。メモは短ければ短いほど良いものです。


■重要度の判断がつかないもの

重要度の判断がつかなければ、重要度が高いものと同様、すぐに報告します。リスク管理を重要視する上司にとっては、些細なことであっても報告してほしいものなのです。

すぐに報告することで、上司を安心させるだけでなく、報告に対するフィードバックを受けることで、仕事のモレを防ぎ、仕事の質をアップさせることができるのです。


■上司の頭の中を推測しながらホウレンソウをする

報告をする際は、上司の頭の中を推測してから臨みます。具体的には、「上司が今、何に関心があるのか」「上司の中で優先順位が高いものは何か」を考えてから報告します。

若手が陥りがちな間違いですが、「自分の優先順位」と「上司の優先順位」が同じだと思ってはいけません。ただし、優先順位を間違ったときの上司の反応は必ず覚えておくべきです。それを繰り返すことで、上司の顔色から考えが読めるようになります。


☆次週もお楽しみに！
 

前の記事

上司との信頼関係を築く報告・連絡・相談とは？

次の記事

分かりやすい報告にするために



ページトップへ

おすすめ研修


各種コラム

人材育成関連

  • 人材育成ノウハウ ins-pedia
  • 人事・労務に関する重要語辞典　人事・労務キーワード集
  • 人気のメルマガをWEBでもお届け Insouce Letter
  • インソースアーカイブス
  • 全力Q＆A インソースの事業・サービスについてとことん丁寧にご説明します
  • インソース 時代に挑む
  • 全力ケーススタディ 研修テーマ別の各業界・職種向けケース一覧
  • 新入社員研修を成功させる10のポイント
  • 研修受講体験記 研修見聞録
  • 人事担当者３０のお悩み

仕事のスキルアップ

  • 上司が唸る書き方シリーズ　ビジネス文書作成のポイントと文例集
  • はたらコラム はたらく人への面白記事まとめました
  • クレーム対応の勘所
  • 人事のお役立ちニュース

銀子シリーズ

  • 七十代社員の人生録 銀子の一筆
  • シルバー就業日記 銀子とマチ子
  • 人気研修で川柳 銀子の一句

開催中の無料セミナー

  • WEBins
  • モンシャン