営業職「誰もやらない」１０１の秘策

「新人・若手の文章力を上げる『報告書の書き方』」（１）

■報告書の全体構成
　
報告書には、「形」があります。
まず、おおざっぱに報告書を理解するために、
報告書の構成からご説明します。

【報告書の構成要素】
（１）表題（１５字～２０字ぐらい）
（２）状況説明（「日時」「場所」「人（先方、当方）」「目的」など）
（３）内容要旨（打ち合わせ内容など、５０字程度×３）
（４）詳細内容（ヒアリング事項等、「内容要旨」の詳細説明）

注意すべき点は、上記ＨＰにある以下の三角形の図のように、
「表題」は「内容要旨」（打ち合わせ内容）の要約、
「内容要旨」は「詳細内容」（ヒアリング事項等）の要約という
３層構造を理解することです。

実際、報告書を上から（表題から）順に
書こうとするから難しいのであって、
報告書の説明文（詳細内容から）順に書いていけば、
割と楽に書けます。

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■説明文（「詳細内容」）の構成

説明文（「詳細内容」）にも、
同じような三角形のピラミッド構造があります。

「見出し」は「小見出し」の要約、
「小見出し」は「説明文」の要約というように、
ここでも、下位の文章を書いて、徐々に上位の見出しをつけていく作業を
順々に実施していけば、詳細内容を楽に書くことができます。

【詳細内容の構成】
（１）見出し（小見出しの要約、１０字～１５字ぐらい）
（２）小見出し（文章の要約、１５字～２０字ぐらい）
（３）説明文（小見出しの内容の説明）
　　
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■報告書作成のポイント～誰に出す？何のために書いた？を考えること

報告書は、以下のように、
それぞれ目的にあった「まとめ方」が必要です。
その形式・分量、内容は「誰に」「何の目的で」
報告書を提出するのかによって大きく違ってきます。

（１）トップ・役員へ提出する報告書
（２）上司、先輩など部署内で出す報告書　
（３）お客さまに出す報告書
　
以上が代表的な３つの報告書です。

それぞれの具体的なポイントを以下にまとめました。
ご参考にしてください。
　
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（１）トップ・役員へ提出する報告書
　　
【内容】大口の商談、大きなトラブル、重大な環境変化、
重大な情報（ライバル社の重大な動向）等

【形式・分量】Ａ４用紙１枚程度で要旨のみ（約200字程度）。

【特徴】所見は必ずつける。また、すみやかに提出する。

【ポイント】
偉い方は忙しいので、少ない文字数で専門用語など極力控えて、
分かり易く書きます。また、経営判断にかかわる内容であるので、
報告書はいち早く提出する必要があります。

所見を必ずつけ、判断の助言をします。
（現場の詳細なことまでご存知でない場合が多いので、
現場担当者の意見を聞きたがっています）

自分の仕事が認められ、抜擢されるチャンスでもあるので、
気合いを込めて書いてください。

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（２）上司、先輩など部署内で出す報告書

【内容】商談、業務内容、出張、研修、トラブル、ライバル社の動向等、
通常業務における報告

【形式・分量】要旨をＡ４用紙１枚程度、詳細内容を各必要があれば、
２～３枚作成。

【特徴】所見は必要に応じてつける（必要かどうか聞く）、
提出は翌日が望ましい。遅くとも数日以内が基本。

【ポイント】
報告目的にもよりますが、「簡単に書け」と言われれば２００字以内（要旨のみで可）、「詳細に知りたい」と言われれば、「要旨」＋「詳細内容」の構成で書きます。

組織内の報告書を素早く作成するためには、形式・内容について、
まずは「前例踏襲」すべきです。
さもなければ、上司に形式を相談してから作成すべきです。

何も指示がなければ、できるだけ詳細に書いた方が
後で業務の役に立ちます。
特に商談や業務報告は上司といえども、細かい部分が書かれていないと
判断できないので、できるだけ詳細に書くべきです。