営業職「誰もやらない」101の秘策

 

営業職「誰もやらない」101の秘策

「新人・若手の文章力を上げる『報告書の書き方』」(4)~内容における注意点

「新人・若手の文章力を上げる『報告書の書き方』」(4)~内容における注意点

「新人・若手の文章力を上げる『報告書の書き方』」(4)~内容における注意点



■報告内容の注意点

(1)本文のポイント

 「詳細内容(ヒアリング事項等)」は、報告の「内容要旨」の部分を受けて、
 さらに詳細な内容を説明する所です。

  1.本文の形式
   「見出し」→「小見出し」→「説明文」の3つの階層を
   つけて書くとわかりやすい。

   ○3つの関係
   「見出し」の説明が「小見出し」
   「小見出し」の詳細が「説明文」

   ●逆に見れば
   「説明文」の要約が「小見出し」
   「小見出し」の要約が「見出し」

              +  +  +

(2)内容に欠落がないこと

  報告書において、内容に欠落があっては、役に立ちません。
  まず、「数字」(金額、日時、時期、数量 など)、
  「固有名詞」(商品名、場所、名前など)、
  「単位」(千、万、円、ドル、グラム、Kgなど)、
  「相手の意志」(反対する、賛成する、購入する、購入しないなど)を
  報告書から漏らしてはいけません。

  読み手が読み取ってくれるということはまずありえません。
  ビジネス文書では相手は、自分の文章を「最も批判的に読む」
  と考えるべきです。自分に都合良く、相手が解釈してくれることは
  絶対にありえません。

              +  +  +

(3)内容に誤認がないこと

  改めて、数字、固有名詞、単位、相手の意志を勝手に解釈して、
  事実誤認しないこと。
  誤認によって、今後の動きが違ってくる可能性があるので、
  事実を正確に把握することはきわめて重要です。

  誤認を防ぐには、メモを取るときに、重要だと思う点に
  サインをつけておき、商談・会議の終わりに再確認するのが
  望ましいと思います。

              +  +  +

(4)同じ内容はまとめて書く

(5)希望的観測は厳禁

(6)業務上、書くべき事は必ず書く。(業務を知る)

(7)報告書の中に、課題は何か?が明確に書かれている

              +  +  +

■それ以外の部分の書き方

(1)宛名:
   
  「役職+氏名+様」と「氏名+役職+殿」などの
  バリエーションがあります。
  一般的には、組織としての書き方を上司・先輩に聞いてください。

(2)氏名の記入と押印:

  報告書には自分の部署と名前を書いて、押印します。
  その際、印はまっすぐか、やや左向きに(お辞儀をしているように?)
  押すこと。

(3)照会先電話:

  自分の名前の下に、内線表示などの連絡先を書く場合もある。

(4)項番のつけ方:

  ・「1」→「(1)」→「a」
  ・「1」→「1-1」→「1-1-1」など、

  これも、組織によってルールが決まっているものなので、
  それにしたがって書きます。

(5)所見(所感)

 「所見」は記す場合と、そうでない場合があります。
 伝えておきたい自分の意見がある場合や、先方の表情や態度などの
 場の細かなニュアンスなどを報告した方が良いと思ったら、
 それを1文程度にまとめて書きましょう。

 「所見」には自分の意見が入ってもかまいませんが、
 主観や推測はできる限り慎みましょう。
 報告書は"事実"を報告するものです。
 特に希望的観測は厳禁です。

(6)添付資料:

 添付資料がある場合は、最後に日時・タイトル・ページ数を書く。
 資料には、ページ数を明記し、「別紙1」「別紙2」などのように
 番号を表示しておくとわかりやすい。



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