営業職「誰もやらない」１０１の秘策

パソコン操作を速くする

たことは、「パソコン操作を速くする」ということ。そこで、どのようにすればパソコン操作を速くできるのか、先輩に聞いてみました。

■【アドバイス】「こういう機能があったら便利だな」から始める

（営業の先輩　関川）
「パソコン操作を速くする」。良いことだと思います。職場でよく使われる、ワードやエクセル１つであっても、ちょっとしたテクニックで間違いなく速く作業できるようになるんですよ。今回は、方法の１つとして、知っていたら間違いなく仕事の効率化につながる「Word操作のテクニック」をご紹介します。

■ＰＣはビジネスパーソンの「仕事道具」！

具体的な話の前に私のエピソードを１つ。私の職場の先輩で、パソコン（以下ＰＣ）の操作が非常に早い人がいました。その先輩曰く、「大工は皆、大工道具を使いこなす。エンジニアは機械の操作を、美容師はハサミの使い分けを熟知している。俺たちビジネスパーソンにとって、ＰＣは大事な仕事道具だ。仕事道具の使い方

■資料作りに時間がかかり、営業活動がおろそかになりがち

私はもともと喋りが苦手なので、お客様にお見せする資料を工夫するようにしていました。そうすると必然的に、作らなければならない資料の数が普通の人よりも多くなります。そうすると、資料作成や事務作業に時間が取られ、肝心の訪問や電話といった営業活動ができなくなってしまいます・・・。仕方がないので思いついを学ぼうとしないでどうする」とのことでした。新人だった私は、その言葉に感動し、Word、ExcelなどのＰＣ操作を学ぼうと思いました。ＰＣ操作は「仕事ではないけれども、仕事に役立つ」部類に入るので、私にとってうってつけのスキルでした。

■どんどんフォーマットに追加する

具体的なトレーニング方法をお伝えします。下記の様なフォーマットのシートを用意します（私はExcelで管理しています）。あとは、普段仕事をしていて「こんなショートカットがあれば便利だな」と思ったらインターネットで検索して調べ、シートにどんどん追加していきます。

＜操作＞　　　　　　　＜ショートカット＞　＜こんな時に役立つ＞
・書式のコピー　　　　Ctrl + Shift + C　　「所定の書式を複数箇所設定」
・書式の貼りつけ　　　Ctrl + Shift + V　　「所定の書式を複数箇所設定」
・直前の操作をくり返す　　　F4　　　　　　同じ操作を何回も繰り返すとき

◇実際に関川が使っているフォーマットをダウンロードできます（無料）
（エクセルで開きます　17.5 KB）

■「こういう機能があったら便利だな」から始める

ＰＣスキルを高める上で、大事なのは以下の３点です。
（１）「こういう操作・こういう機能があったら便利だな」と効率化向上に対する意識を持つ
（２）疑問があったらその場ですぐに調べる
（３）調べた結果は必ずリストなどに蓄積させ、同じ内容を何回も調べないようにする

部署内で共有すれば、先輩など他の社員・職員が良く使う操作を共有でき、部署全体での仕事の効率化にもつながります。是非とも実践してみてください。

☆次回もお楽しみに。