データとして残っているなら潔く捨てる

内気営業「中島」のマル秘営業テクニック【69】

データとして残っているなら潔く捨てる

■私はモノを「捨てられない人」です

私は、なかなかモノを「捨てられない」人だと思います。営業するときに使う様々な書類も、「また使うかもしれない」と思って、つい取っておいてしまいます。結果的に机の上は紙ばかり増えて、結局、必要な書類がどこにいったかわからない・・・こんなことってよくあります。いつも上司からは、「整理整頓」！と叱られます。

■まめにスキャンしておく

私が自分なりに意識していたのは、やはり「捨てる」ことです。そのために、メモは書き散らさず１枚にまとめ、それをまめにスキャナで取り込むことにしています。そうすれば、心置きなく書類を捨てることができます。（とはいえ少し気を抜くとすぐに書類の山ですが・・・。）ところで、整理整頓のプロはどのようにしているのでしょうか？いつも机の上がキレイな先輩に、どんなことを気をつけているのか、聞いてみました。

■【アドバイス】データとして残っているなら潔く捨てる（営業の先輩・大石）

中島さんのように、自分のデスクが散らかっていてどこに何があるのか分からないという方、少なくないと思います。書類が山積みになってしまったり、いたるところに散在していることも多いのではないでしょうか。書類の整理の最初はまず必要な書類かどうかを判断し必要の無いものは破棄することです。書類は形に残るのでついついとっておきがちですが、過去の書類でも、必要の無いものや、データとして残っているものは破棄してしまうとすっきりします。

■書類の重要度を確認する

次に残った必要な書類の中で重要性の確認をして重要度ごとにまとめていくことが大切です。会社として残す必要のあるものなのか？部署として必要なのか？自分がとっておきたい書類なのか？を判断します。

■収納先を決定し周知する

重要度ごとに書類を分けてもそのまま放置をしていたら気が付けばまた書類の山ができていることでしょう。そうならないためには分けた書類はきちんと保管をするクセをつけることです。重要度ごとに分かりやすいファイルなどを用意して収納をする。部署やグループであれば共通の場所に保管し周知をし、個人での管理であれば自分のデスクの引き出しのどこにしまうのかのルールを決めることが大切です。

■必要なもの以外プリントアウトしない

最後に、書類は溜まってしまうとなかなか片付けようとは思いにくく、片付けなければいけない状態の頃にはすぐに終わらず通常の業務よりも時間がかかってしまうこともあるかもしれません。そうならないためにまずは「必要な書類だけをプリントアウトする」ことをお勧めします。何でもかんでもプリントアウトするのは要らない書類が増えますし、エコでもありません。必要な書類だけを必要な部数だけ用意して、必要なかったものはすぐに捨てて収納する。面倒くさいかもしれませんが毎回少しの時間だけこのことに費やせば必要書類がすぐに収納でき、取り出せるようになります！

☆次回もお楽しみに。