忙しいときに仕事を管理する方法

内気営業「中島」のマル秘営業テクニック【最終回】

忙しいときに仕事を管理する方法

昨年の５月から、１年半に渡り続けてきた「内気営業『中島』のマル秘営業テクニック」シリーズ。突然ながら、今回で最終回を迎えます。いつもお読みくださっていた皆様、本当に、ありがとうございました。

今年の３月には、『内気でも活躍できる営業の基本―研修会社インソース新卒３年目・中島が伝える営業の頑張り方』という書籍にもなりました。
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大変ご好評いただき、うれしい限りです。まだご覧いただいていないお客様がいらっしゃいましたら、ぜひこちらもお手に取ってみてください！

最終回の今回は、「忙しいときに仕事を管理する方法」をお送りいたします。

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■仕事量とストレスの悪循環

「急ぎで見積書をください！」。なんて嬉しいお客様からのご依頼。でもこれが重なると、いつの間にか失念したり、「はっ」と思い出したときには期限ぎりぎりだったりして、毎日ががけっぷち。そんなことってよくありますよね。仕事と書類がたまるほどストレスが強くなり、目の前のことに集中できなくなって少し誤字を連発してしまったり・・・。そして、仕事量とストレスの度合いが悪循環で増していき、半ばパニックに陥ってしまいます。どうやって仕事を管理したらよいのでしょうか？

■【アドバイス】管理することをやめてしまいましょう
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（内気営業の先輩・山本より）

逆説的ですが、管理することをやめる・減らすようにします。具体的には、記憶で管理することを一切やめてしまいます。ポイントは以下の４点です。

１．もやっとしたことを全て書き出して、頭をすっきりさせる
２．作業中の相談ごとや仕事の依頼を「もやっとシート」に書き出す
３．部下をお持ちの方は、部下の「もやっと」を知る
４．「もやっと」を後から、客観的に見返す

■「もやっとシート」を活用してみましょう

１．もやっとしたことを全て書き出して、頭をすっきりさせる
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「何時までに資料を提出する」という業務に関わることはもちろん、「忘年会の出席連絡をする」「週末にクリーニングとりにいく」といった業務とは直接関係のないこともすべて書き出します。初めて書き出すときは、１枚ではおさまらないと思います。まずは、できるだけたくさん書き出します。「これ以上はないな」と感じるまで書き出すことを目標にします。忙しいときの最大の敵は、「あ、そういえばあれもやらなければ」と頭の中に邪魔が入ることです。記憶で管理することをやめるのです。「もやっとシート」に書いたから大丈夫という安心感を得ましょう。

２．作業中の相談ごとや仕事の依頼を「もやっとシート」に書き出す
作業中に相談されたり、別の仕事を依頼されたりすることがあります。「今忙しいからあとにしてください」と断るのも手ですが、相手の気分を害することもあります。まず、相手の要望を受け止めて「もやっとシート」に書き出しましょう。ポイントは、相手から聞いたことをきちんとメモしていることを見せることです。断る必要があるのであれば、その後にします。そのときは、締め切りを書き忘れないように注意します。

３．部下をお持ちの方は、部下の「もやっと」を知る
部下をお持ちでいらっしゃる方は、「もやっとシート」を部下にも書いてもらい、書き出した内容を共有すると効果的です。複数の部下が同じことで悩んでいた場合、１つを解決するだけで済みます。後になって「もっと早く相談してくれればよかったのに」と感じる経験は、部下を持つ方であれば一度はあると思います。部下の「もやっと」を日常から知るようにしましょう。なお、他人と「もやっと」を共有するのであれば、「プライベート用もやっと」は別にしておきます。

４．「もやっと」を後から、客観的に見返す
落ち着いた時間ができたら、書き出した「もやっと」を後から見返してみましょう。自分はこれだけ仕事した、という達成感と満足感を噛みしめます。また、落ち着いた状況でみると、書き出したことの難易度を客観的に評価できるようになります。

■事の大小関わらず「もやっと」として扱う
実は、いわゆる「ＴｏＤｏリスト」と同じことなのですが、仕事以外のことも、ただ頭によぎったことも、事の大小関わらず全て「もやっと」として扱うことがポイントです。

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■終わりに～現在の私（中島）

現在、私はＥメールで営業をする担当をしています。当社のお客様全員に、定期的に情報提供のメールをお送りするのです。（いわゆるセールスメールなのですが、大変凝った内容です）。これに当たり、外回りをして営業したときの経験がどんなに貴重なものか、というのを感じています。

文章はお客様がお話されていた言葉や表情を思い出し、「お客様はこれを読んだら、こういうことを疑問に思うだろう」というのを想像しながら書いています。（おかげさまで、私が担当してから読者が１．５倍になりました！）

営業はお客様と直に接する仕事です。この後別の職種に異動になっても、営業経験は必ず活きてきます（と、社長が言っています）。営業の仕事は学びが多い上に活用範囲が広く、大変貴重な機会だと思います。うまくいかないことがあったら「いつも勉強」と思い直し、お互いに頑張っていきましょう！

※このメルマガは、書籍として店頭で発売されています。
『内気でも活躍できる営業の基本～新卒３年目・中島が伝える営業の頑張り方』
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