上司に情報を伝えるためのトレーニングとは？

営業担当者としてパワーアップを図る【13】

上司に情報を伝えるためのトレーニングとは？

■組織、上司は何に興味があるのかについて考えて伝える

実は、「上司が興味のある情報をうまく伝えられない」というのは、組織で必要とされる論理力が不足していることが多いのです。組織には、組織特有の「ものの見方」が存在します。金融業なら金融業的な見方、製造業なら製造業なりの見方が存在します。組織特有の「ものの見方」とは、すなわち「自社において大切なこと」は何か？ということです。上司に情報を伝えるときは、あらかじめ、上司と「自社において大切なこと」は何か？ということについてすり合わせておくことが重要です。そうすることによって、組織にとって「論理的な」説明をすることができます。

■５Ｗ１Ｈが明確な情報を伝える

ビジネスにおいて、数字や日付などの、いわゆる５Ｗ１Ｈの情報は、非常に重要です。

５Ｗ１Ｈが欠落することによって、その情報は、だらだらととりとめなく長くなってしまったり、相手に誤った情報を伝えてしまうことがあります。これらを改善するためには、最低限以下の３点の重要性が分かっていなければなりません。

・「伝えるべき内容」を事前に考えておくこと
・「伝える内容」が過不足ないか確認しておくこと
・「伝える時間」が適切であること

■論理力と説明力を同時に鍛える要約説明トレーニング

これら２つを同時に鍛えるためには、「文書要約」と「１分間の説明演習」が極めて簡単で効果的です。そこで今回は、「要約説明」を中心に据えた、「伝える力トレーニング」を行います。

文書要約と要約説明のトレーニングをすることで、自分の「ものの見方」を明らかにすることができます。それが、他メンバーの解答と一致していれば、組織において求められる論理力を持っていると言えます。また、違っていた場合には、他メンバーと「違う点」を認識することで、「自社において大切なこと」が何かまた、「過不足」を明確に知ることができます。

要約を何度も繰り返すことで、だんだん、ものの見方のズレはなくなっていきます。また、要約した内容は忙しい上司に伝えることを考え、おおよそ１分程度で説明できる分量、つまり２００文字程度にまとめます。２００字程度にするのはかなり苦しいですが、内容を取捨選択することは説明準備に有効です。完成した要約文を１分間で説明する練習を何度も何度も実際に繰り返し、声に出して行います。練習することで説明の技術は確実に向上します。

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