インタビューで聞く成功した人の「リアル」ノウハウ

 

インタビューで聞く成功した人の「リアル」ノウハウ

「ビジネス文書指導を通じて仕事力を高める！（２）」

「ビジネス文書指導を通じて仕事力を高める！（２）」

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（４）読み手の理解の流れに沿った文章を書く
内容に関しては、「話の流れ」がスムーズに頭の中に入ってくる文章が求められます。例えば、稟議書や申請書など、日常目にしているものと同じ順序・流れで書かれた文書が一番理解しやすいものです。
なぜ理解しやすいかというと、これらの書類は論理的に展開されていて、内容を整理しやすいからです。
例えば、稟議書や申請書は、「ねらい・理由」「具体的内容」「詳細内容」「費用対効果」「リスク」「スケジュール」等が順番に書かれていて、一目でどういった内容なのかがわかります。
ですから、他の報告書を書く際にも、「稟議書や申請書と同じような順番や論理構成であるか」ということを意識して書くようにしましょう。
これは、社内だけでなく、営業の現場でも有効です。提案書を作る際には、提出先の書式、流れを踏まえて作成すれば、案件が取れる可能性は高まると言えるでしょう。
（５）社長が文書指導する際の秘密兵器ビジネス文書チェックシート
　　　
ビジネス文書の添削のポイントをまとめた、チェックシートをここに掲載しました。使い方は、部下の作成した文章を返却する際に、このチェックシートをつけて返します。一字一句添削するのが望ましいですが、社長の貴重な時間を文書添削にかけるのは惜しまれます。
また、部下が自分で考えずに、言われた通りにしか直せない可能性もあるので、どこが悪いかを部下によく考えさせるためにも、この程度の指摘で実施するのが望ましいと思います。
　
（６）定型フォーム（雛形）を用いて文章を短時間で作成
とは言え、現場では、仕事に追われ、悠長に文書指導をしている時間はなかなかありません。即効性を求めるためには、文書の作成方法を標準化していく事が有効です。
日常の仕事は、日々、１００％新しいことを行っている訳ではありません。職場では、毎日似たような文書を、パソコンを使って作成することが多いと思います。
ですから、職場全体で良く使うビジネス文書を分類し、正しい定型フォーム（雛形）を作ってしまえば、次回、文書を作成するとき、短時間で効率的にビジネス文書を作れます。
実際には、職場で決まった正しい雛形がなく、毎回担当者が時間をかけて作ったり、
前の担当者から引き継いだ、間違った雛形を使っている事も少なくありません。
一例として、弊社が作成している雛形をご紹介させていただきます。
　
（１）お詫び状
（２）議事録
　
３．チェックシートを使って部下の文書を指導
社長が現場で部下の文書をいちいち指導するのは面倒なことです。部下の文章力をアップさせるためには、部下に自分で考えさせることが必要です（指導しても、訂正した所をそのまま直してくる部下もいます）部下の文書を簡単に評価し、問題点を自分で部下に気づかせるためにはチェックシートを用いた文書添削が有効です。
以下に文書添削の実例を紹介しました。
これをご参考にして、是非、部下のみなさんの文書指導を行ってみてください。
　
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▼インソースの『ビジネス文書研修』の特徴
（１）分かりやすい文章の"型"を身に付ける「文書鍛錬」
（２）「要を得た文書」を書く２つのポイントを身に付ける
Ａ：報告すべき重要なポイントを「見極める」力
Ｂ：文書を「削り」、要点だけをしっかり把握する力
（３）「文書作成」で「プレゼンテーション」力もアップ
（４）「ビジネス文書評価シート」の活用
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