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事務職のための業務改善研修～電子データのファイリング編（半日間）

事務職のための業務改善研修～電子データのファイリング編（半日間）

電子ファイルの整理と管理を徹底し、生産性向上とコスト削減を実現する

研修No.B IMP211-0000-5644

対象者

  • 若手層
  • 中堅層

・事務職の方
・ＰＣを使うことの多い若手層の方

よくあるお悩み・ニーズ

  • データが整理されていないために、どこに何があるのかがわかりづらい
  • ペーパーレス化を推進するうえで、電子データを取り扱う際の注意点を学びたい
  • テレワークでも情報共有しやすいようにフォルダ環境を整えたい

研修内容・特徴outline・feature

電子ファイルの整理を通して、業務改善をはかることを目的とした研修です。まず、階層マップを作成してフォルダ全体の構成を考え、データを探しやすい環境を整えます。フォルダ構成やネーミングルールを組織全体で運用するために、イレギュラーな場面も含めてルールを文字に起こします。さらに、学んだことを自組織で実践するための改善企画案を作成します。

研修のゴールgoal

  • ①電子ファイルを整理するためのポイントをおさえる
  • ②電子データのファイリングルールを確立する
  • ③組織・チームの効率化や改善につながる企画案を検討できる

研修プログラム例program
内容
手法
  • １．電子化を進めて業務改善を実現する
    【ワーク】電子ファイルの整理や管理について困っていることを洗い出す
    （１）ペーパーレス化によるコスト削減
    ①保管場所を取らない　②探す時間を削減する
    （２）紙と電子ファイルとの使い分け
    （３）電子ファイルで管理することのメリット
    ①バージョンを管理しやすい　②ナレッジ化できる　③リスクを防げる
    （４）電子ファイル管理の留意点
    【参考】電子帳簿保存法における保存期間
    【ワーク】自組織で電子データを整理する目的を再確認する
講義
ワーク
  • ２．電子ファイル整理の３原則
    （１）不要なファイルは削除する
    ①最終的な必要性を考える　②最終更新日を確認する　③バックアップをとる
    ④削除のタイミングを決めておく
    （２）わかりやすく分類する
    ■フォルダ構成は３階層まで
    【ワーク】フォルダマップを作成する
    （３）探しやすいように整理する
    ①ファイル・フォルダのネーミングルール
    ②デスクトップは毎日使うものだけにする　③短時間でのファイルの探し方
    【参考】メールのフォルダ整理～Outlookのフォルダも整理整頓する
講義
ワーク
  • ３．ファイリングルールを運用する
    （１）自組織のルールを確認する
    （２）ルールは明文化する
    ①イレギュラー対応も文字化する
    【ワーク】イレギュラー対応になりそうな場面を洗い出す
    ②ルールは柔軟に変化させる
    （３）ルールを周知する
    （４）定期的なメンテナンス
    ①四半期に１回見直す　②ルールそのものも見直す
講義
ワーク
  • ４．推進するうえでのリスクマネジメント
    ■情報セキュリティ対策
    ①パスワードを設定する　②バックアップフォルダの作成
    ③アクセス制限の設定
    【ワーク】起こりうるリスクを洗い出し、発生しないための対策を考える
    【参考】OneDriveとSharePointの活用
講義
ワーク
  • ５．電子データのファイリング改善策を立てる
    【ワーク】電子ファイル整理における改善企画案を作成する
ワーク

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全力Q&A{{list[0]['category']}}関連の全力Q&A

よくあるご質問について、研修のプロとして熱く丁寧に回答します。

カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

開発者コメントcomment

サステナビリティ経営が叫ばれる中で、ペーパーレス化の必要性がますます高まっています。紙の書類を電子化することで得られるメリットは多くありますが、データを整理しきれていないと、探すのに時間がかかるなど、手間が増えてしまいます。データを整理し直す場合に一時的に負荷がかかったとしても、長期的に見れば大きなコスト削減につながることは明白です。ファイル整理を身近な業務改善の一つとしてとらえ、取り組んでいただけたらと考えます。

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