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事務職のための仕事の進め方研修～事務の効率アップ編（１日間）

事務職のための仕事の進め方研修～事務の効率アップ編（１日間）

効率良く仕事を進めるための実践的な時間管理・ファイリング術や、部内での業務改善の進め方を習得する

研修No.B IMP211-0100-1012

対象者

  • 新入社員
  • 若手層

・事務職の方
・他部署との連携がうまくできないと悩んでいる方
・複数の業務を進めようとすると途端にミスが出てしまう方

よくあるお悩み・ニーズ

  • 上手くスケジュールを組むことができないため、思った通りに仕事が進まない
  • 紙や電子データがすぐに見つからず、時間を無駄遣いすることがある

研修内容・特徴outline・feature

本研修は、まず、個人の業務効率の向上方法として、タイムマネジメントやファイリングについてポイントを絞ってお伝えし、部内の業務改善の進め方（企画～スケジュール立案まで）を身につけていただきます。研修では、講義だけでなく、自身の日常の仕事を振り返るワークや、業務改善の進め方を自身の部内の仕事に当てはめて考えるなど、実践的な内容で習得をはかります。

研修のゴールgoal

  • ①自分の仕事を効率的に進めるために必要なタイムマネジメントの基本を理解する
  • ②電子データや紙の書類をきちんとファイリングすることで、仕事の生産性を上げる
  • ③日々の業務を振り返り、問題を洗い出し、業務改善を実践できる

研修プログラム例program

内容 手法
  • １．業務上の工夫や悩みの共有
    【ワーク】効率よく仕事を進めるための工夫や、難しいところを共有する
 ワーク
  • ２．良い仕事とは
    （１）仕事の進め方の原則
    （２）大事なのは「筋書き」と「予測能力」
    （３）仕事は「ゴールの設定」そして「ＰＤＣＡ」の繰り返し
    （４）仕事のゴール（ＱＣＤＲ）を明確にする
    （５）仕事の目的を明確にする
    （６）仕事のミス防止の心構え
    （７）ミスや手戻りを未然に防ぐ
    【ワーク】過去のミスや経験から、予防策と対応策を考える
 講義
ワーク
  • ３．効率良く仕事を進めるためのタイムマネジメント
    （１）タイムマネジメントのポイント
    （２）タイムマネジメントに必要なこと①～優先順位を考える
    【ワーク】普段の仕事を緊急度と重要度で整理する
    （３）タイムマネジメントに必要なこと②～後回しにしない
    （４）タイムマネジメントに必要なこと③～同じことはまとめて行う
 講義
ワーク
  • ４．効率良く仕事を進めるためのファイリング術
    （１）ファイリングとは
    （２）ファイリングによるコスト削減を数値化する
    （３）ファイリング・ルールのポイント
    （４）電子データのファイリング
 講義
  • ５．業務改善活動のポイント
    （１）身の回りのちょっとした改善を振り返る
    （２）業務改善の基本
    （３）業務改善の手順
    （４）問題点の洗い出し
    【ワーク】業務に関する問題点を洗い出す
    （５）問題発見においてよくある事例
    （６）原因追究～「なぜ？」を繰り返す
    （７）改善対象の見つけ方
    （８）チームでの改善実現方法を考える～はじめと終わり（ゴール）について
    （９）実現できる計画づくり
    （10）対策検討のポイント
    （11）対策をチェックする５つのポイント
    （12）歯止め定着化のポイント
    （13）実施のポイント
    （14）メンバーを動かす工夫～改善を確実にするために
講義
ワーク
  • ６．「職場の業務改善」企画書の作成
 ワーク

5325

全力Q&A{{list[0]['category']}}関連の全力Q&A

よくあるご質問について、研修のプロとして熱く丁寧に回答します。

カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

受講者の声／研修の感想・得た学びVOICE & learning

実施、実施対象
2023年6月　　　　　124名
業種
その他市区町村など
評価
内容：大変理解できた・理解できた
96%
講師：大変良かった・良かった
95.1%
参加者の声
  • 早速業務にかかる時間を記録し、自分の仕事を整理します。簡単なことは後回しにせずにすぐ取り組み、迷う時間を少なくして業務の効率化を進めていきたいです。
  • 事務書類の整理整頓を心がけ、必要なものだけある状態にします。また、複数業務を並行して行わず、ほかの業務の資料は机やデスクトップに広げないようにします。
  • 日々の仕事の向き合い方について改めて考えることができました。仕事は項目ごとにＱＣＤＲを具体的に考えて取り組んでいきます。

実施、実施対象
2020年10月　　　　　54名
業種
電力・ガス・水道
評価
内容：大変理解できた・理解できた
90.7%
講師：大変良かった・良かった
88.9%
参加者の声
  • 業務改善を行うときの基本的な考え方が勉強になりました。当たり前のことを継続し続けることが大事だと改めて感じました。
  • 棚や処理簿などの身近な物を整理します。そして、事務ミス防止に努めていきます。また、メール送信等細かい業務一つひとつに活かします。
  • 同じミスをしないように、ＰＤＣＡを繰り返し業務を行います。事務ミス防止について考えるきっかけになりました。

実施、実施対象
2020年2月　　　　　63名
業種
学校・学校法人
評価
内容：大変理解できた・理解できた
93.7%
講師：大変良かった・良かった
93.7%
参加者の声
  • 自分の仕事を効率化して他の人の業務も手伝えるようになれたらと感じました。
  • 日々の業務はルーチンワークが多いため、重要度、緊急度について改めて考える事ができ、良かったと思います。今日からの業務に活かしていきたいです。
  • 日々行う業務を言語化して振り返るというのは難しいですが、重要度や緊急度、ＱＣＤＲといった具体的な指標を用いて整理し直せたのはとても良かったです。

実施、実施対象
2019年11月　　　　　22名
業種
その他市区町村など
評価
内容：大変理解できた・理解できた
95.5%
講師：大変良かった・良かった
90.9%
参加者の声
  • 自分の業務を再検証し、無理無駄を削減していきたい。
  • 余裕をもって仕事をするために、余白の時間を作るということは大切だと思った。研修で学んだことを活用していきたい。
  • まず、目的意識を持って業務に取り組んでいきたい。自分の業務の無駄を洗い出し、認識することで、効率よく業務が行えるということを学んだ。

実施、実施対象
2019年1月　　　　　13名
業種
製造業（電気機器・機械）
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 無駄を省き、長時間労働とならないよう、業務効率を上げ、生産性向上に努めたいです。
  • 業務の見える化を実際に行っていきたいと思いました。たくさんの人とコミュニケーションをとって、円滑な業務につなげたいです。
  • タイムマネジメントで業務の見直しを図り、必要なもの、必要でないものを振り分けるところから始めたいと思います。

開発者コメントcomment

事務職の方のお悩みをふまえてカリキュラムを作成いたしました。特に多く挙げられるお悩みは以下の３つです。

①他部署との連携がうまくできない
計上等個人の担当業務と営業サポートの調整が上手く出来ず、担当業務が予定通りに進まなくなり、期限ぎりぎりに焦って業務を終えることが度々あった。

②はじめての業務がうまく進まない
突発的な業務が多く、初めて出会う事象にとりかかるときは、時間がかかってしまいがちである。

③複数の業務になるとミスが出てしまう
一度にいろんなことを処理できない。一つの事に集中している時に他の仕事依頼がきたり、電話に出たりすると、それまでやっていた事を忘れてしまう。締切が複数重なったり迫っていると焦ってしまい、他の仕事でミスが出たりする。

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