ビジネスで良い関係を築くマナー・コミュニケーション

お詫び状書き方（１）

今日のテーマ
マナー：アクション編　【お詫び状書き方】

■お詫び状とは

　仕事上のミスや、会社の対応の悪さでトラブルが起きた場合には、
　こちらの誠意を示すためにお詫び状を出す必要があります。
　　　　
　その際には、

　１．すぐに
　２．しかるべき立場のものが
　３．落ち度をきちんと認め
　４．今後のことをよく考えて誠意ある文面で発信する

　ことが肝要です。
　ただ、一口にお詫び状といっても、それが必要となるケースは
　さまざまです。

　というのは、一般的に、「法人から個人へ」と「法人から法人へ」で
　お詫び状の書き方に違いがあるからです。

　例えば、法人宛の場合は差出人は責任者の名前と捺印があった
　ほうが良いでしょう。
　それに対して、個人宛の場合は、印鑑よりも責任者のサインのほう
　が適している場合もあります。

■書き方の基本　～文書作成の基本となるポイント～
　　※お詫び状の作成例はこちらをご参照ください！

１．発信日　→　発送する日付を右上に入れる
　　・お詫び状の作成日ではなく、発送する日を明記する
２．宛名（相手先会社名）　→　文書の宛名は相手側の責任者にする
　　・担当者レベルで交渉している場合でも、宛名は相手側責任者の
　　　肩書き、氏名を記す
　　・相手先の株式会社を（株）やＫＫと略さないこと
　　・差出人よりもやや大きめの文字サイズで書くこと
　　・宛名の漢字・肩書きなどは絶対に間違えないこと
　　　（基本中の基本！　意外に多い！）

３．おまけ
　◆間違えやすい漢字の例
　　渡辺　⇔　渡部　⇔　渡邊　⇔　渡邉
　　長島　⇔　長嶋　⇔　永島　⇔　永嶋
　　斉藤　⇔　斎藤　⇔　齊藤

（３）差出人（会社名）　→　差出人はこちらの責任者
　　・宛名同様、差出人も自社の責任者の名前にする
　　・文字サイズは宛名よりやや小さめにすること
　　・法人宛の場合は、社名・責任者名・担当者名を書き、
　　　社印と責任者・担当者の印を押す
　　・個人宛の場合には、責任者・担当者の印よりは、
　　　サインのほうが適している場合もある
　　・複数の個人に対してお詫び状を出す場合は、
　　　社を代表して経営者の名前にする場合もある

（４）件名（標題）　→　件名に何についてのお詫びかはっきり書く
　　・文章の中央に大きめの文字で、何についてのお詫びか、明確
　　　に書く。
　　・取引先の会社内で、様々な責任者や担当者によって回覧される
　　　ことを想定し、トラブルに直接の関係がない人でも分かりやすい
　　　ような標題にする。
　　・「お詫び」の文字を忘れずに。ただし、場合によっては
　　　「○○の経緯について」などでもよい。

（５）前文　→　頭語で始めて、取引について感謝する
　　・頭語には「拝啓」より丁寧な「謹啓」を使う
　　　（結語にはそれに対応する「謹白」「敬白」でしめます。）
　　・「平素は格別のお引き立てを賜り・・・」などの、取引や
　　　自社商品を買ってもらっていることに対しての
　　　感謝の言葉を記す。

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▽クレーム対応研修　～基本対応とお詫び状の書き方編（１日間）