「新入社員公開講座レポート（２）」～≪ビジネス文書研修≫

新入社員公開講座・受講レポート【2】

「新入社員公開講座レポート（２）」～≪ビジネス文書研修≫

インソースでは、「少人数の社員が参加できる公開講座形式のものを開催する予定はないか？」「必要なスキルだけ受講させられるプログラムはないか？」というお問い合わせにお応えさせていただくため、２００５年度から「新入社員研修公開講座」をはじめました。
　
本年、３年目となる２００８年度も、東京・大阪・名古屋の３都市で、さらに、パワーアップした内容で、「新入社員（職員）公開講座」を開催いたします。

本日は、本年度の新入社員公開講座レポートをお届けします。
新人の担当者の方のご参考になれば幸いです。

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■ビジネス文書作成の基本

最初、受講者全員が、「文章なら学生の時にも色々と書いてきたけど、ビジネス文書は、それと違うのだろうか・・・？！」とか、「そもそもビジネス文書とは何？！」という疑問で一杯でした。

▽インソースの研修では

受講者が不安なまま、いきなりビジネス文書の講義には入りません。
　
まず、「社会人に必要な文章力」や、「どのような文書があるのか」などをグループで話し合い、発表して、その答えに講師が講評したあと、ある程度イメージをつかんだ上で、講義をはじめます。

■ビジネス文書作成の基本を学習して

文章は得意な方でも、ビジネス文書に関しては、以下のような不安がありました。

・学生の時と違い、専門用語を使わずに書けるか不安
・敬称など、今までほとんど使ったことがないので難しそう
・学生のときと違う文書の構成で文章を書けるか心配　・簡潔で短い文章ができるか不安

▽インソースの「ビジネス文書講座」では

敬称や文書の形式を全部覚えようと思ってもムリです。なので、敬称だったら、「宛先」の名前のうしろは"様"、役職名のうしろは"殿"をつけるとか、表題は全体を分かりやすく示すようになるべく具体的に書き、本文で結論を書いて、そのあとの記書きでその理由や状況を述べる。

この根幹のことだけ覚えておけば、あとの細かいことはテキストを見ればいいと理解していただきました。

■封筒の書き方（実際に一枚書いてみる）

友人に手紙を送ったことはあっても仕事で送ったことはない、という方や、アルバイトや就職活動で、郵便で書類を送ったことはあるが封筒に正しい書き方があるなんて知らない、という方がほとんどでした。

そのため、

・住所などが大きすぎて、宛名を真ん中に書けなかった
・肩書きなどを省略して書いてしまった
・会社名や部署名などを書く場所が分からなかった
・会社名と宛名を同じ大きさで書いてしまった

・・・などの失敗をしましたが、ほとんどの新人が一度、注意されたことがなければ、封筒の書き方は知らないと思います。

▽インソースの研修では

やや地味ではありますが、こうした、知っていないと現場で困る（恥ずかしい）文書にまつわるマナー・常識についても講義をします。

もうこれからは返信用はがきの「行」や「ご出席」をそのままで出すことはないでしょう。

■要約のワーク

インソースの「ビジネス文書研修」では、講義のあとに要約演習という、実践の場がすぐにあります。

ビジネス文書の要約は、大学入試などの「長文要約」とは違い、読み手の立場を考えて要約することが必要です。

また、簡潔な文章にしようと主語をよく省略してしまいがちですが、主語と述語がしっかりしていないと、誰が読んでも分かる文章にはなりません。

▽インソースの研修では、「講義」と「ワーク」で構成されています。

座学の後、すぐにそこで覚えた知識を実践する機会があるので、身につきやすく、自分の"力"を試す場がすぐにあるため、皆さんのモチベーションも上がったようです。

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以上が、公開セミナー・新入社員研修「ビジネス基礎研修」の報告でございます。新入社員の心境や苦手なこと、そしてインソースの公開講座についてご参考になれば幸いです。

▽【公開講座】（新人・内定者向け）ビジネス文書研修