官公庁・自治体・独法：研修ニュース

 

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分かりやすい報告にするために

分かりやすい報告にするために

分かりやすい報告にするためには、まず本題（結論や質問自体）から述べ、その後で、必要に応じて周辺情報（背景や経緯）を補足することが望ましいと言われています。では、具体的に見ていきましょう。


■ホウレンソウのどれなのか？

まず、報告なのか、相談なのか、連絡なのか、それ以外なのかを明らかにします。
「係長、○点ご報告です」
「係長、○点お伺いしてもよろしいですか（質問よろしいですか）」


■本題（結論・質問自体）をまず述べる

「３０分ほど前、住民から苦情のお電話がありました。対応は完了しました」
「住民から○○に関する相談の電話ありました。一旦切りまして、折り返し回答することになっています。これについて□□という回答をしようと思いますが、これでよろしいでしょうか」
　
相談は、必ず自らの見解を述べ、それに対してＹＥＳかＮＯをもらう質問形であることが望ましいです。従って、「○○でよろしいでしょうか」が基本形で、「どうしたらいいでしょうか」は、基本的には不可となります。


■本題（結論）の背景や経緯を明らかにする

詳しい説明は、必要に応じて後から述べます。

「苦情は高齢の方からで、○○給付金の申請書類の書き方が分からないというものでした」　
「マニュアルに□□とありましたので、このように判断しました（ただ、そのマニュアルが古そうだったので、念のためお伺いする次第です）」
　

■意見具申する

その上で、必要に応じて、自らの見解を述べることも必要です。その際、注意すべきなのは、印象論ではなく、具体的な根拠を示すことです。

「ここ最近、同様の苦情が倍に増えており、何らかの対策が必要かと思います」
「必要であればマニュアルの更新をします。いかがいたしましょうか」


☆次週もお楽しみに！

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